Ucapan E-mel yang Dapat Dibaca
Kandungan
Menurut BusinessInsider.com, rata-rata pekerja memperuntukkan sekitar 25% dari hari mereka untuk melakukan sloging melalui ratusan e-mel. Walaupun sebilangan orang memerlukan etika e-mel asas, yang lain membuat kesilapan hanya kerana mereka dibanjiri dengan jumlah komunikasi yang banyak.
Semasa carian pekerjaan anda, anda mungkin akan menghantar banyak, banyak e-mel, termasuk surat lamaran, nota terima kasih, dan mesej ke hubungan yang berkaitan dengan pekerjaan.
Luangkan masa untuk mengelakkan melakukan kesalahan yang memalukan, seperti salah ejaan nama seseorang, dan pastikan untuk menulis catatan yang mendapat respons.
Mulakan Dengan Ucapan Profesional
Usahakan kejelasan dalam baris subjek anda. Pilih sesuatu yang langsung yang mengenal pasti tujuan e-mel anda, seperti "waktu mesyuarat diubah" atau "pertanyaan cepat mengenai cadangan anda."
Elakkan menggantung wortel dengan penggoda seperti "Saya perlu memberitahu anda ..." yang cuba memikat pembacaan untuk membuka e-mel untuk mendapatkan niat anda. Orang sering memutuskan sama ada untuk membuka e-mel berdasarkan baris subjek, jadi pilihlah yang menyatakan tujuan anda dengan jelas.
Gunakan ucapan profesional. Sertakan ucapan yang sesuai untuk keadaan dan penerima. Sapaan tertentu berfungsi dalam e-mel tetapi tidak digunakan dalam surat biasa sementara beberapa ucapan selamat digunakan untuk kedua-duanya.
Pilih ucapan berdasarkan seberapa baik anda mengenali orang yang anda tulis dan jenis mesej yang anda hantar. Contohnya, jika anda menulis kepada orang yang anda kenali, "Hai Jim" sesuai. "Tuan / Puan. Smith" yang terhormat "sesuai untuk melamar pekerjaan atau menulis surat perniagaan.
Elakkan membuka e-mel dengan "hey" yang terdengar sangat tidak rasmi dan umumnya tidak digunakan di tempat kerja. Juga, menjauhkan diri dari "Hai kawan" atau "Hai kawan", walaupun sifat e-mel anda santai.
Contoh Ucapan
- Nama Pertama yang dihormati Nama belakang(ini berfungsi dengan baik jika anda tidak mengetahui jantina orang yang anda tulis)
- Nama Pertama yang dihormati(semasa menghantar e-mel kepada seseorang yang anda kenali)
- Hai Nama pertama(Semasa menghantar e-mel kepada seseorang yang anda kenali)
- Tuan / Puan yang dihormati. Nama terakhir
- Tuan / Puan yang dihormati. Nama pertama Nama terakhir
- Nama terakhir Dr.
- Kepada sesiapa yang berkenaan
- Pengurus Sumber Manusia yang dihormati
- Pengurus Pengambilan yang dihormati
Gunakan tanda baca yang betul selepas ucapan anda. Untuk e-mel yang lebih formal, gunakan titik koma selepas namanya. Untuk orang yang anda kenal atau lebih banyak surat-menyurat biasa, gunakan koma selepas nama ucapan.
Elakkan Kesalahan Biasa
Semasa menulis e-mel, kesalahan berikut kadang-kadang berlaku apabila orang bergegas untuk menghantar mesej dengan cepat. Luangkan masa untuk menyemak mesej anda dan lakukan langkah-langkah berikut.
- Tambahkan alamat e-mel terakhir.Sekiranya anda tidak mempunyai pilihan untuk mengirim e-mel, tambahkan alamat terakhir jika anda cenderung mempunyai jari pemicu cepat. Masukkan nama penerima hanya apabila anda pasti e-mel anda sudah siap untuk dihantar.
- Elakkan kesalahan lama "balas semua".Perhatikan jari pencetus anda ketika menekan "Balas Semua". Pertimbangkan sama ada semua orang dalam senarai itu benar-benar perlu membaca apa yang anda katakan. Juga, perhatikan e-mel lama dalam rantai yang mungkin anda tidak mahu seseorang melihat senarai Balas Semua.
- Pergi humor. Humor sukar dibezakan dalam e-mel kerana nada anda tidak semestinya bersinar. Tanpa bahasa badan, ekspresi wajah, atau irama, humor boleh menjadi rata atau bahkan menghina pembaca secara tidak sengaja. Mainkan dengan selamat dan biarkan.
- Proofread.Jangan membuat kesalahan dengan berfikir bahawa orang akan memaafkan kesalahan ketik dalam e-mel tidak rasmi atau bahawa kesalahan akan ditoleransi jika anda menaip di telefon anda. Anda mungkin dinilai keras oleh kesalahan dalam e-mel anda, terutamanya jika mereka berleluasa. Jangan bergantung pada pemeriksa ejaan yang sering memilih perkataan yang salah untuk anda. Proofread e-mel anda seperti yang anda mahukan dalam dokumen penting. Khususnya, selalu periksa dan periksa semula bahawa anda telah mengeja nama orang dengan betul.
- Jangan gunakan emoji atau emotikon. Semakin banyak, mesej e-mel mula menyerupai mesej teks. Mesej di tempat kerja kadang-kadang merangkumi emoji "thumbs-up" atau wajah tersenyum. Walaupun mereka menjadi lebih biasa, hindari emoji dan emotikon dalam surat-menyurat formal. Sekiranya ucapan e-mel anda mengandungi nama belakang seseorang, itu adalah tanda pasti anda harus meninggalkan emoji dan emotikon.
- Ingat bahawa e-mel kekal selama-lamanya.Berfikir dua kali sebelum menghantar e-mel sesuatu yang peribadi atau sulit, memecat seseorang melalui e-mel, meremehkan seseorang, atau menjawab dengan marah. Malah e-mel yang dipadamkan dapat dibangkitkan dari sandaran data. Interaksi semacam itu lebih baik dilakukan secara peribadi. Terapkan peraturan 24 jam. Sekiranya anda tidak pasti sama ada anda harus menghantar mesej, tunggu sehingga keesokan harinya untuk membuat keputusan. Satu lagi kaedah praktik yang baik: Jangan menulis apa-apa dalam e-mel yang tidak akan anda sampaikan secara terbuka, seperti dalam simpanan, atau di media sosial, misalnya.
