Beri Kepercayaan Bos Anda Dengan Pelan Pengurusan Risiko

Kandungan

• Apakah Pengurusan Risiko dalam Pengurusan Projek?
• Perancangan Pengurusan Risiko
• Proses Pengurusan Risiko 5 Langkah
• Langkah 1: Mulakan
• Langkah 2: Kenal pasti
• Langkah 3: Menilai
• Langkah 4: Rancang Respons
• Langkah 5: Laksanakan

Pengurus projek terbaik mempunyai keyakinan penuh pengurus lini dan penaja projek mereka. Para eksekutif di sebalik projek mereka mempercayainya apabila mereka mengatakan bahawa mereka memerlukan dana tambahan, lebih banyak sumber, atau membantu menyelesaikan masalah.

Apabila anda bekerja dalam situasi berisiko, anda memerlukan alat yang betul. Seperti pejalan kaki dengan ransel tali dan krampon, anda memerlukan alat untuk menangani risiko projek juga.

Anda dapat meningkatkan keyakinan pengurus anda terhadap projek anda dengan rancangan pengurusan risiko. Proses lima langkah mudah dapat mengubah cara atasan anda melihat projek anda (dan anda).

Apakah Pengurusan Risiko dalam Pengurusan Projek?

Pengurusan risiko dalam pengurusan projek adalah proses mengenal pasti, menilai, dan bertindak balas terhadap risiko projek.

Risiko projek adalah perkara yang mungkin mempengaruhi projek (positif atau negatif, tetapi umumnya orang menafsirkan risiko sebagai peristiwa yang akan memberi kesan negatif pada projek).

Sama ada projek anda besar atau kecil, ia akan mempunyai risiko yang berkaitan dengannya. Risiko ini mungkin berupa risiko perbarisan sekolah anda hingga risiko kenaikan harga hingga komponen kritikal papan litar baru anda.

Risiko projek, jika tidak diuruskan dengan betul, dapat menyukarkan projek anda dengan jayanya. Risiko yang tidak dapat dikawal dapat menambahkan masa untuk jadual anda, bekerja sesuai dengan waktu anda, dan wang untuk anggaran anda. Pengurus berasa gementar dengan perkara seperti ini. Semua itu dapat dielakkan dengan rancangan pengurusan risiko.

Perancangan Pengurusan Risiko

Pelan pengurusan risiko adalah cara yang baik untuk meningkatkan keyakinan anda sendiri terhadap kemampuan pasukan projek anda untuk menyampaikan - dan itu juga meningkatkan keyakinan pengurus anda juga. Anda mahu mereka mempercayai bahawa anda boleh melakukannya, dan anda mahu mereka menyedari apa yang mungkin menghalang anda daripada berjaya melaksanakan projek tersebut. Pelan pengurusan risiko adalah alat yang tepat untuk melakukannya.

Dan teka apa? Sangat mudah untuk memulakan.

Pengurusan risiko projek adalah proses lima langkah yang mudah. Jangan membuatnya lebih rumit daripada yang sepatutnya. Ini adalah sesuatu yang boleh anda mulakan hari ini, bersiap untuk membincangkannya pada pertemuan anda yang seterusnya dan selesaikan ketika seseorang sedang menaip minit.

Proses Pengurusan Risiko 5 Langkah

Seperti banyak bahagian dalam pengurusan projek, pengurusan risiko adalah suatu proses. Lima langkahnya adalah:

1. Memulakan
2. Kenalpasti
3. Menilai
4. Rancang Respons
5. Laksanakan

Sekiranya istilah-istilah itu tidak banyak memberi makna buat anda sekarang, sila patuhi - saya akan menerangkan semuanya.

Langkah 1: Mulakan

Pertama, anda ingin menetapkan konteks untuk pengurusan risiko anda dalam persekitaran pengurusan projek anda.

Mungkin tidak ada banyak kerja yang perlu dilakukan di sini kerana seseorang di syarikat anda sudah menyiapkan polisi risiko korporat dan yang perlu anda lakukan adalah mengesannya. Ini akan menjelaskan pendekatan syarikat untuk mengambil risiko dan mungkin memberi mandat pada templat yang anda perlukan. Templat selalu menjimatkan pekerjaan anda, jadi cari juga!

Walaupun anda tidak mempunyai polisi risiko korporat, orang lain yang menguruskan projek di samping anda mungkin mempunyai rancangan pengurusan risiko projek yang boleh anda salin. Mengapa mencipta semula roda? Menggunakan semula dokumen adalah suatu keharusan jika anda ingin menjimatkan masa dan menyelesaikan lebih banyak perkara.

Gunakan apa yang telah anda ketahui untuk menghasilkan rancangan pengurusan risiko untuk projek anda. Ini adalah sebahagian daripada rancangan pengurusan projek anda secara keseluruhan dan membincangkan bagaimana anda akan mendekati risiko pengurusan projek anda.

Sekiranya anda tidak tahu apa yang harus dimasukkan, baca terus! Langkah seterusnya akan memberi anda idea yang lebih baik mengenai apa yang perlu dibincangkan dalam rancangan pengurusan risiko anda.

Ini meningkatkan keyakinan dengan: Menunjukkan kepada pengurus anda bahawa anda mempunyai pendekatan untuk menangani ketidakpastian pada projek anda dan bahawa anda secara aktif akan menguruskan risiko.

Langkah 2: Kenal pasti

Sebaik sahaja anda mendapat pendekatan yang digariskan, anda boleh mula menggunakannya.

Sekarang anda mengenal pasti risiko yang akan mempengaruhi projek anda. Ini hanya gambaran tepat pada waktunya dan daftar risiko anda adalah sesuatu yang anda mahu kembali ke masa dan masa sekali lagi untuk memastikan apa-apa yang baru dimasukkan juga.

Anda boleh mengenal pasti risiko dengan menggunakan senarai semak risiko biasa, menemubual pihak berkepentingan mengenai projek tersebut (terutamanya pihak berkepentingan yang sukar kerana mereka biasanya banyak mengatakan apa yang mungkin salah), sesi sumbang saran, dan menggunakan akal fikiran anda.

Anda mencari perkara yang mungkin menimbulkan masalah sekiranya ia pernah berlaku. (Ingat, risiko belum berlaku. Masalah projek adalah perkara yang sudah berlaku.)

Walau bagaimana pun anda melakukannya, anda pasti melibatkan orang lain. Sendirian, anda tidak akan mempunyai keseluruhan gambaran dan anda akan kehilangan sesuatu.

Risiko boleh dan harus dikenal pasti oleh sesiapa sahaja. Sebagai pengurus projek, tugas anda adalah untuk mendorong rakan sekerja anda untuk meningkatkan risiko dengan anda agar anda dapat melakukan sesuatu mengenai mereka sebagai satu pasukan.

Semua risiko yang dikenal pasti harus dicatat dalam daftar risiko. Sekiranya anda mempunyai penyelaras projek dalam pasukan atau orang yang menyokong projek maka mereka boleh melakukan ini. Jika tidak, ini adalah sebahagian daripada tugas pentadbiran yang harus anda laksanakan.

Ini meningkatkan keyakinan dengan: Menunjukkan bahawa anda menyedari risiko utama yang mungkin mempengaruhi projek anda dan bahawa anda mempunyai kaedah untuk terus mengetahui risiko baru.

Langkah 3: Menilai

Risiko kemudian dinilai untuk kebarangkalian dan kesannya. Semasa anda menilai risiko, fikirkan seberapa besar kemungkinan risiko itu terjadi, berapa biaya yang perlu ditangani, dan berapa banyak masa yang mungkin ditambahkan pada garis masa projek anda.

Sebagai langkah selanjutnya, anda juga dapat menilai kedekatan, yang bermaksud seberapa dekat risiko yang mungkin berlaku. Risiko dengan jarak yang tinggi berpotensi berlaku tidak lama lagi. Risiko dengan jarak yang rendah mungkin berlaku pada suatu ketika di masa depan. Ini dapat memberi anda faktor lain untuk mengutamakan masa dan tenaga anda ketika menghadapi risiko.

Ini meningkatkan keyakinan dengan: Memastikan pengurus anda bahawa semua orang dalam pasukan mempunyai idea yang jelas tentang apa yang akan terjadi sekiranya risiko tersebut benar-benar berlaku.

Langkah 4: Rancang Respons

Sekarang kita sampai pada bahagian penting dalam rancangan pengurusan risiko anda. Dalam langkah ini, anda mencari cara mengurus risiko dengan mengenal pasti tindak balas yang sesuai.

Kami melakukan ini kerana sehingga kini yang anda dapat hanyalah senarai perkara yang mungkin berlaku untuk membuang projek anda di masa depan dan seberapa besar kesepakatan itu. Perkara yang ingin diketahui oleh pengurus anda seterusnya ialah: Apa yang akan anda lakukan mengenainya?

Secara amnya, ada empat perkara yang boleh anda lakukan untuk mengatasi dan mengurus risiko projek. Mereka adalah:

• Elakkan: Ambil langkah untuk mengelakkan hasil ini tidak berlaku.
• Pindahan: Pindahkan tanggungjawab ke pihak lain, seperti dengan polisi insurans.
• Mitigate: Mengambil tindakan untuk mengurangkan kesan masalah sekiranya ia berlaku.
• Terima: Fahami bahawa hasil berisiko mungkin berlaku, dan dengan persetujuan pasukan anda, jangan mengambil tindakan untuk mencegahnya.

Sebilangan risiko anda mungkin mempunyai hasil yang positif. Sebagai contoh, ada risiko anda menjual begitu banyak produk baru sehingga anda memutuskan talian telefon. Itu akan menjadi masalah yang baik, tetapi masih merupakan risiko yang harus anda rancang.

Terdapat beberapa cara yang boleh anda persiapkan untuk menghadapi risiko positif termasuk:

• Eksploitasi: Lakukan yang terbaik untuk memastikan hasil ini berlaku supaya anda dapat meraih ganjaran.
• Bagikan: Bekerja dengan rakan sekerja atau syarikat lain untuk membuat risiko positif lebih besar kemungkinannya.
• Tingkatkan: Mempengaruhi faktor-faktor yang mungkin menyumbang kepada hasil yang positif dan berusaha mendapatkan lebih banyak faedah.
• Terima: Akui kemungkinan risiko positif dan jangan buat apa-apa.

Anda perlu mengetahui strategi tindak balas mana yang terbaik untuk setiap risiko dalam daftar anda. Sebagai contoh, anda mungkin memutuskan bahawa risiko bumbung kilang runtuh adalah sesuatu yang anda akan terima kerana ia tidak akan berlaku. Walau bagaimanapun, risiko keracunan makanan menghilangkan separuh tenaga kerja anda adalah sesuatu yang secara aktif akan anda kurangkan dengan melatih semua kakitangan katering anda. Sekiranya ia pernah berlaku sebelum ini dan kemungkinan besar melainkan anda melakukan sesuatu, anda pasti ingin mengurangkan risikonya.

Setelah tindak balas dikenal pasti dan disepakati, pemilik risiko dapat dilantik untuk melaksanakan rancangan tindakan pengurusan risiko. Dengan kata lain, anda memerlukan seseorang untuk dipertanggungjawabkan untuk menyelesaikan tugas yang anda setujui dalam rancangan anda.

Ini meningkatkan keyakinan dengan: Menunjukkan kepada pengurus anda bahawa anda telah mempertimbangkan apa yang harus dilakukan mengenai perkara-perkara yang mungkin menimbulkan masalah untuk projek anda dan bahawa anda sedang membuat rancangan untuk mengurangkan ketidakpastian dan risiko pada projek tersebut.

Langkah 5: Laksanakan

Rancangan pengurusan risiko anda harus sekarang termasuk siapa yang akan bertanggungjawab untuk melakukan aktiviti pengurangan risiko untuk setiap risiko. Mereka sekarang harus menyelesaikan tugas-tugas tersebut sehingga anda secara aktif menguruskan risiko terbuka.

Ini meningkatkan keyakinan dengan: Menunjukkan bahawa anda dan pasukan projek anda dapat mengikuti apa yang anda katakan akan anda lakukan. Dengan melaporkan apa yang telah anda capai dan risiko yang telah anda kurangkan, ini menunjukkan kepada pasukan pengurusan anda bahawa anda serius untuk menyampaikan dan melakukan apa yang diperlukan untuk membuktikan projek anda di masa hadapan daripada masalah.

Apabila risiko telah berlalu - apabila tidak lagi relevan kerana ia sudah berlaku atau tidak lagi berlaku - anda boleh menutupnya dari daftar risiko anda.

Dengan meletakkan rancangan pengurusan risiko projek ini dapat membezakan anda daripada pengurus lain. Bos anda sendiri akan mempunyai bukti bahawa anda boleh berfikir secara strategik dan kreatif mengenai perkara yang boleh menyebabkan projek anda terhenti, dan - yang paling penting - melakukan sesuatu mengenainya. Anda akan menjadi orang yang secara aktif menguruskan masalah sebelum ia berlaku, menyekat sekatan jalan raya dan bersiap sedia untuk apa sahaja!

Dilihat sebagai pandai mengurus risiko projek adalah cara yang pasti untuk dilihat sebagai sepasang tangan yang selamat oleh pihak pengurusan. Anda tidak memerlukan banyak pengalaman atau sijil untuk mula menguruskan risiko projek dengan berjaya (walaupun kelayakan formal dalam pengurusan risiko memang ada). Proses lima langkah yang mudah ini tidak lama lagi bermaksud bahawa pengurusan risiko projek disertakan dalam rancangan projek anda.