Petua Akauntabiliti Pasukan Pengurusan Projek

Kandungan

• Menangani Kebertanggungjawaban di Mesyuarat Kickoff
• Serlahkan Perkaitan Tugas
• Dapatkan Komitmen Awam mengenai Item Tindakan
• Tindakan Susulan secara terbuka terhadap Item Tindakan
• Prestasi Buruk Di Hadapan
• Meningkatkan Isu Prestasi Apabila Perlu

Akauntabiliti, yang sangat penting untuk kejayaan setiap projek, tidak bermaksud pengurus projek mesti menjaga anak, mengurus mikro atau orang yang ceria untuk menyelesaikan sesuatu. Taktik seperti itu sering menimbulkan persengketaan dan permusuhan terhadap pengurus projek. Daripada menjadi satu-satunya orang yang mempertanggungjawabkan orang, pendekatan yang lebih baik yang dapat diambil oleh pengurus projek adalah memberi kekuatan kepada seluruh pasukan untuk menegakkan akauntabiliti projek. Berikut adalah enam cara untuk membina akauntabiliti ke dalam projek:

Menangani Kebertanggungjawaban di Mesyuarat Kickoff

Mesyuarat permulaan projek adalah masa untuk membuat pasukan projek teruja dengan projek tersebut dan menetapkan jangkaan bagaimana projek itu akan berjalan. Menetapkan kebertanggungjawaban sebagai asas asas projek sangat penting.

Pada pertemuan awal, penaja projek dan pengurus projek membuat harapan mereka jelas. Penaja projek mencatat bagaimana mereka akan membuat pengurus projek bertanggungjawab dan bagaimana pengurus projek akan membuat orang lain bertanggungjawab.

Kebertanggungjawaban tidak berhenti di situ. Berdasarkan titik-titik ini, pengurus projek memberi tahu ahli pasukan bahawa mereka mengharapkan mereka juga bertanggungjawab kepada pengurus projek. Pengurus projek juga menyatakan bagaimana mereka mengharapkan ahli pasukan saling bertanggungjawab. Memanggil satu sama lain adalah digalakkan, selagi semua anggota pasukan menjaga profesionalisme dan rasa hormat terhadap orang lain.

Penyataan ini mewujudkan sistem kebertanggungjawaban yang jelas. Pengurus projek akhirnya bertanggungjawab atas kejayaan projek itu, tetapi untuk berjaya, pengurus projek mengharapkan semua orang bertanggungjawab dan saling bertanggungjawab.

Serlahkan Perkaitan Tugas

Projek hampir selalu merangkumi tugas yang saling bergantung. Beberapa perkara perlu berlaku secara berurutan untuk menjayakan projek tersebut. Semasa pengurus projek menyampaikan butiran projek kepada pasukan, pengurus projek harus sengaja menyoroti bagaimana tugas-tugas tersebut bersilang.

Kadang kala tugas berjalan serentak. Ia mungkin berlaku kerana keperluan atau kepentingan kecekapan. Setelah tugas selesai, produk kerja mereka akan digunakan dalam tugas berikutnya. Struktur akauntabiliti berfungsi seperti contoh di atas. Mereka yang mengerjakan tugas berikutnya membuat mereka yang bertanggungjawab pada tugas sebelumnya bertanggungjawab.

Oleh pengurus projek menunjukkan kepada ahli pasukan bagaimana tugas saling berkaitan dan bagaimana setiap ahli pasukan perlu melakukan kerja yang baik untuk kepentingan ahli pasukan yang lain, pengurus projek memberi insentif kepada ahli pasukan untuk saling bertanggungjawab.

Sekiranya satu ahli pasukan tidak dapat memulakan tugas sehingga ahli pasukan lain menyelesaikan tugas mereka, anggota pasukan yang bergantung akan mempunyai kepentingan dalam kejayaan ahli pasukan yang lain dan akan membuat ahli pasukan itu bertanggungjawab atas prestasi yang tepat pada masanya dan berkualiti tinggi.

Dapatkan Komitmen Awam mengenai Item Tindakan

Salah satu sebab pengurus projek mengadakan perjumpaan pasukan adalah untuk menentukan langkah-langkah seterusnya berdasarkan bagaimana kemajuan projek tersebut. Sekiranya mungkin, segala sesuatu harus berjalan sesuai rancangan, tetapi apabila masalah yang tidak dijangka muncul, mereka harus ditangani.

Tidak kira siapa yang bersetuju untuk menangani sesuatu masalah, ahli pasukan yang memikul tugas itu, pengurus projek harus mendokumentasikan apa yang harus dilakukan dan kapan ia harus diselesaikan.

Item tindakan kemudian harus disertakan dalam nota mesyuarat atau dalam log item tindakan. Falsafah pengurusan projek yang berbeza melakukan ini secara berbeza. Kuncinya adalah menulis item tindakan untuk rujukan masa depan.

Tindakan Susulan secara terbuka terhadap Item Tindakan

Semasa ahli pasukan membuat komitmen, seluruh pasukan mesti bergantung pada tugas yang diselesaikan. Menulis komitmen itu bagus, tetapi tugasnya harus diselesaikan.

Semasa tugas diberikan, pengurus projek harus menindaklanjuti untuk memastikan ahli pasukan berpegang teguh pada kata-kata mereka. Bahagian terbaik untuk berkongsi kebertanggungjawaban ialah pengurus projek tidak harus menjadi orang jahat.

Setelah pengurus projek mewujudkan suasana kebertanggungjawaban, pengurus projek tidak perlu mengabaikan seseorang yang tidak mengikutinya. Dinamika kumpulan akan menjaga keadaan. Tekanan rakan sebaya dapat berfungsi dengan positif. Pengurus projek hanya perlu memberi perhatian kepada item tindakan dan membiarkan orang yang bertanggungjawab bercakap.

Dari masa ke masa, pengurus projek mungkin perlu mengemukakan pertanyaan tentang mengapa komitmen tidak dipenuhi, tetapi biasanya, orang yang bertanggungjawab akan datang mengenai kesilapan, salah perhitungan atau halangan dan akan membuat komitmen baru untuk menyelesaikan item tindakan asal dan mungkin untuk menebus sebarang penurunan prestasi.

Prestasi Buruk Di Hadapan

Prestasi buruk ahli pasukan projek adalah masalah yang harus ditangani oleh pengurus projek dengan pantas dan diplomatik. Sekiranya ahli pasukan projek lain melihat prestasi buruk ditoleransi, motivasi mereka akan merosot, dan prestasi mereka kemungkinan akan menurun dengan sewajarnya.

Walau bagaimanapun, pengurus projek tidak boleh menjadi pengacau yang mengurangkan prestasi buruk apabila mereka tidak memenuhi jangkaan. Ini adalah tindakan menyeimbangkan antara menangani sesuatu dengan cepat dan mengendalikannya secara manusiawi.

Prestasi yang buruk tidak hilang dengan sendirinya. Ia tidak boleh berlama-lama, namun pengurus projek mesti memberi masa kepada pemain yang kurang berprestasi untuk membetulkan tingkah laku mereka setelah ia diperhatikan.

Meningkatkan Isu Prestasi Apabila Perlu

Sekiranya menangani prestasi yang buruk satu-satu tidak berfungsi, pengurus projek mesti menyampaikan masalah itu kepada penyelia ahli pasukan. Sekiranya gagal, penaja projek mungkin perlu campur tangan.

Sebelum menyampaikan masalah kepada penaja projek, pengurus projek harus menghabiskan semua pilihan lain. Sekiranya prestasi buruk, pengurus projek harus bersikap spesifik dengan penaja projek dan membuat cadangan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Sekiranya pengurus projek mahu ahli pasukan diberi nasihat oleh pengurus barisan kedua, misalnya, pengurus projek harus mengatakan demikian. Sekiranya pengurus projek mahu ahli pasukan diganti, pengurus projek harus membuat permintaan seperti itu. Pengurus projek harus memberikan pilihan dan mengetengahkan kebaikan dan keburukan setiap pilihan.