Mengapa, Kapan, dan Bagaimana Membangunkan Dasar Syarikat

Kandungan

• Garis Panduan Dasar
• Menyatakan Matlamat Dasar
• Kumpulkan Maklumat
• Membangunkan, Menulis, dan Mengkaji Dasar
• Dapatkan Sokongan Pengurusan dan Kajian Undang-Undang
• Laksanakan Dasar
• Contoh Penyataan Keluar Dasar
• Tentukan Cara Berkomunikasi Dasar di Masa Depan
• Mentafsir dan Mengintegrasikan Dasar

Dasar dan prosedur syarikat memastikan tempat kerja yang selamat, teratur, ramah, memberi kuasa, dan tanpa diskriminasi. Dasar melindungi pekerja daripada persekitaran pilih kasih dan perlakuan yang tidak adil. Berhati-hatilah, jangan membuat polisi untuk setiap kemungkinan, kerana pengurusan tidak akan mempunyai keleluasaan untuk memenuhi keperluan individu pekerja. Kelebihan polisi yang berlebihan meningkatkan kemungkinan pengurus menerapkannya secara tidak adil dan tidak adil.

Anda dapat mencapai keseimbangan yang sihat. Dalam kebanyakan keadaan, jika anda secara langsung menangani pekerja yang berkelakuan tidak sesuai dengan tempat kerja anda, anda mungkin tidak perlu membuat dasar syarikat baru.

Garis Panduan Dasar

Pertimbangkan untuk membuat dasar dalam situasi berikut:

• Kekeliruan tentang cara yang paling sesuai untuk berkelakuan (kod berpakaian, e-mel, dasar internet, atau penggunaan telefon pintar)
• Panduan untuk menangani situasi umum (standard tingkah laku, perbelanjaan perjalanan, atau pembelian barang dagangan perusahaan)
• Perlindungan undang-undang untuk syarikat (hentikan tuduhan gangguan atau pengambilan dan promosi yang diskriminatif)
• Pematuhan dengan undang-undang dan agensi kerajaan (Akta Cuti Keluarga dan Perubatan, Akta Orang Kurang Upaya Amerika, Suruhanjaya Peluang Pekerjaan Sama, atau gaji minimum)
• Menetapkan standard, peraturan, dan peraturan kerja yang konsisten (disiplin progresif, peraturan keselamatan, istirahat, atau peraturan merokok)
• Memberi layanan yang konsisten dan adil untuk pekerja (kelayakan faedah, cuti, bantuan tuisyen, waktu berkabung, atau tugas juri)

Mungkin ada sebab lain untuk mengembangkan polisi, tetapi jangan biarkan tingkah laku buruk seseorang pekerja memaksa pelaksanaan polisi yang akan mempengaruhi orang lain.

Menyatakan Matlamat Dasar

Setelah anda menentukan bahawa polisi perlu, dokumentasikan secara bertulis tujuan anda untuk membuat polisi tersebut. Sekiranya boleh, beritahu pekerja mengapa anda melaksanakan polisi tersebut. Sertakan butiran yang cukup untuk membuat kedudukan syarikat jelas, tetapi jangan cuba menutupi setiap kemungkinan situasi.

Pastikan polisi pendek dan sederhana jika boleh. Beberapa dasar mengenai bidang perundangan - seperti pendekatan syarikat terhadap Akta Cuti Keluarga dan Perubatan, penyiasatan diskriminasi atau aduan, atau sistem disiplin progresif - mungkin perlu panjang dan komprehensif.

Kumpulkan Maklumat

Lihat polisi contoh. Anda mungkin tidak sesuai dengan keadaan, bahasa, dan budaya syarikat anda, tetapi anda dapat menggunakannya sebagai titik permulaan. Anda tidak perlu bermula dari awal.

Persatuan Pengurusan Sumber Manusia (SHRM) memberikan contoh polisi untuk anggotanya. Sumber lain adalah peguam undang-undang pekerjaan anda. Firma undang-undang biasanya menulis polisi generik yang dapat disesuaikan oleh pelanggan mereka setiap kali undang-undang yang relevan diluluskan atau Jabatan Tenaga Kerja A.S. mengeluarkan peraturan baru.

Membangunkan, Menulis, dan Mengkaji Dasar

Tulis polisi menggunakan perkataan dan konsep yang mudah. Bercakap terus dengan pekerja yang akan membaca, menegakkan, dan menjalani polisi.

Selepas setiap perenggan, tanyakan pada diri anda soalan "bagaimana-jika" untuk memastikan dasar tersebut merangkumi asas dan pengecualian dan soalan biasa. Namun, jangan terobsesi dengan perkara ini; tiada polisi yang akan meliputi setiap kemungkinan.

Pilih kumpulan pekerja perintis untuk membaca polisi dan ajukan soalan untuk menentukan sama ada pekerja akan dapat memahaminya dan mengikutinya. Sesuaikan berdasarkan maklum balas.

Dapatkan Sokongan Pengurusan dan Kajian Undang-Undang

Kaji semula polisi dengan pengurus yang harus mengikutinya untuk mendapatkan sokongan dan pemilikan polisi tersebut. Kemungkinan proses ini dimulakan ketika anda mengenal pasti suatu keperluan, tetapi sokongan pengurusan sangat penting untuk dilaksanakan. Adalah idea yang baik untuk menunjukkannya kepada peguam anda untuk mengelakkan sebarang cabaran undang-undang di jalan raya.

Laksanakan Dasar

Sebarkan dan kaji semula polisi baru ini kepada pekerja dalam kumpulan kecil, secara individu, atau dalam mesyuarat di seluruh syarikat, bergantung pada apakah kebijakan itu kontroversial dan betapa mudahnya dimengerti. Beri peluang kepada pekerja untuk bertanya.

Berikan salinan polisi kepada pekerja dan minta mereka menandatangani bahawa mereka telah menerimanya dan memahaminya. Mereka harus menyimpan salinan untuk fail mereka sendiri.

Contoh Penyataan Keluar Dasar

Saya mengakui penerimaan dan pemahaman mengenai dasar [Syarikat Anda]. Polisi ini berkuat kuasa [Tarikh] sehingga diberitahu kelak.

_______________________________________________________

Tandatangan pekerja

_______________________________________________________

Nama Pekerja (Sila Cetak)

________________________________

Tarikh

Tentukan Cara Berkomunikasi Dasar di Masa Depan

Sertakan polisi dalam buku panduan pekerja anda. Anda juga mungkin mahu dasar tersebut menjadi sebahagian daripada orientasi pekerja baru. Beberapa syarikat meletakkan polisi di intranet mereka atau dalam folder polisi pada pemacu umum rangkaian komputer. Tentukan sama ada anda mahu menyebarkan polisi dengan kaedah tambahan juga.

Tarikh dan arkibkan mana-mana dasar yang diganti. Anda mungkin memerlukannya untuk tujuan undang-undang atau rujukan.

Mentafsir dan Mengintegrasikan Dasar

Aplikasi polisi dan amalan kerja anda akan menentukan makna sebenar polisi tersebut. Ingatlah untuk bersikap konsisten dan adil semasa anda mentafsirkan polisi dari masa ke masa. Sekiranya anda mendapati amalan anda berbeza dengan dasar bertulis, tinjau dan tulis semula polisi tersebut mengikut keperluan.