Cara Menulis Surat Teguran Prestasi Pekerja

Kandungan

• Komponen Surat Teguran
• Kepentingan Tandatangan
• Beri Peluang untuk Respon Pekerja
• Contoh Surat Teguran
• Contoh Surat Teguran # 1 (Versi Teks)
• Contoh Surat Teguran # 2 (Versi Teks)
• Pengakuan Terimaan Pegawai

Surat teguran adalah surat yang ditulis oleh penyelia untuk memberikan pernyataan rasmi mengenai masalah prestasi yang mesti diperbaiki oleh pekerja. Surat teguran selalunya merupakan langkah dalam proses tindakan tatatertib formal yang boleh mengakibatkan tindakan disiplin tambahan bagi pekerja hingga dan termasuk pemberhentian kerja sekiranya pekerja gagal diperbaiki.

Surat teguran adalah komponen penting dalam dokumentasi masalah prestasi pekerja bagi pekerja dan majikan. Surat teguran yang ditulis dengan jelas dan jelas menyatakan prestasi yang mesti ditingkatkan dan akibatnya sekiranya prestasi tidak bertambah baik.

Surat-surat perniagaan formal ini biasanya diikuti setelah percubaan bimbingan lisan oleh penyelia. Namun, mereka sering datang sebelum pembetulan lisan kepada pekerja — disebut amaran lisan atau amaran lisan formal. Semua langkah harus tertumpu pada masalah prestasi atau masalah prestasi yang berkaitan.

Komponen Surat Teguran

Surat teguran yang berkesan mempunyai beberapa komponen yang sama. Mereka harus mempunyai pernyataan yang jelas mengenai masalah atau masalah prestasi yang mesti diperbaiki oleh pekerja. Ini mungkin merangkumi beberapa contoh cara di mana pekerja dapat mengubah prestasi mereka untuk memenuhi harapan prestasi. Memberi contoh memberi gambaran bersama kepada pekerja - makna yang dikongsi - di sekitar harapan penyelia dan syarikat.

Sekiranya relevan, sertakan garis masa di mana prestasi pekerja mesti meningkat. Rujukan ini boleh berupa tarikh akhir atau tarikh akhir pada waktu itu, penyelia akan menilai semula prestasi pekerja.

Terangkan bagaimana prestasi tidak mempengaruhi bukan sahaja pekerja tetapi juga tempat kerja dan kejayaan organisasi. Berikan pernyataan yang jelas mengenai akibat yang boleh diharapkan oleh pekerja sekiranya prestasi mereka gagal meningkat seperti yang dijelaskan dalam surat teguran.

Kepentingan Tandatangan

Tanda tangan penyelia atau pengurus pekerja adalah penting dalam hal teguran. Surat itu biasanya mengandungi pernyataan bahawa tanda tangan pekerja menunjukkan bahawa mereka telah menerima surat itu. Ini tidak semestinya menunjukkan bahawa mereka bersetuju dengan kandungannya. Anda mesti spesifik dalam tutur kata supaya pekerja memahami bahawa mereka mengakui penerimaan dan tidak melakukan kesalahan.

Beri Peluang untuk Respon Pekerja

Anda harus memberi pekerja peluang untuk menjawab persoalan yang dibangkitkan dalam surat teguran. Bantahan tersebut hendaklah dibuat secara bertulis, bertarikh, dan ditandatangani oleh pekerja. Pekerja itu mungkin bersetuju, tidak setuju, menyatakan kekeliruan, dan sebagainya. Pembaharuan yang ditulis oleh pekerja dilampirkan pada surat teguran asal.

Contoh Surat Teguran

Ini adalah contoh surat teguran. Muat turun templat surat teguran (serasi dengan Google Docs dan Word Online) atau lihat di bawah untuk lebih banyak contoh.

Contoh Surat Teguran # 1 (Versi Teks)

Kepada: Jeffery Jones

Dari: George Peterson

Tarikh: 1 September 2018

Re: Surat Teguran

Ini adalah surat teguran rasmi untuk memberitahu bahawa prestasi anda tidak memenuhi tahap sumbangan yang diharapkan. Dalam pekerjaan anda sebagai pakar teknikal untuk sokongan pelanggan, harapan kerja dikembangkan oleh seluruh kumpulan pakar sokongan teknikal dan pengurusnya. Ini bermaksud bahawa mereka adalah standard yang diterima untuk setiap prestasi ahli sokongan teknikal.

Anda gagal melakukan dengan cara berikut.

• Jumlah pelanggan yang anda layani dalam seminggu adalah 30% di bawah standard yang dipenuhi oleh pakar sokongan teknikal yang lain.
• Tahap kesukaran masalah yang anda pilih untuk ditanggapi adalah 40% di bawah standard yang dicapai oleh kakitangan lain.
• Tempoh masa yang dihabiskan pelanggan di telefon dengan anda melebihi kakitangan yang lain sebanyak 25%.

Seperti yang anda lihat, dalam tiga ukuran prestasi yang paling penting untuk pekerjaan anda, anda tidak berjaya. Penyelia anda telah banyak kali bercakap dengan anda dan anda mendapat latihan tambahan. Oleh yang demikian, kami yakin bahawa anda tidak bersedia melakukan persembahan. Ini memberi kesan buruk kepada beban kerja kakitangan teknologi yang lain.

Kita perlu melihat peningkatan segera dalam ketiga bidang prestasi atau tindakan disiplin tambahan sehingga dan termasuk pemberhentian pekerjaan akan berlaku. Kami yakin bahawa anda boleh meningkatkan. Kita perlu melihat peningkatan segera.

George Peterson, Penyelia

Marian Demark, Pengurus Sumber Manusia

Contoh Surat Teguran # 2 (Versi Teks)

Kepada: Linda Rodriguez

Dari: Mary Wilmont

Tarikh: 1 September 2018

Re: Surat Teguran

Tujuan teguran ini adalah untuk memberi tahu anda secara rasmi bahawa kehadiran anda memberi kesan buruk terhadap kemampuan anda menyelesaikan pekerjaan anda. Walaupun gaji, pekerja yang dikecualikan tidak diharuskan bekerja pada waktu tertentu, minggu kerja selama empat puluh jam adalah standard dan diharapkan.

Anda gagal hadir bekerja sekurang-kurangnya satu hari seminggu sejak memulakan pekerjaan baru dan hanya bekerja tiga puluh dua jam seminggu. Pengurus anda telah memberitahu anda mengenai ketersediaan cuti FMLA untuk masalah perubatan peribadi atau keluarga. Dia juga telah bertanya kepada anda jika anda memerlukan tempat penginapan supaya anda dapat menjalankan tugas dengan berkesan.

Dia telah mencadangkan agar anda mengunjungi jabatan Sumber Manusia untuk membincangkan masalah ini dan kehadiran anda. Anda telah menolak ketiga-tiga peluang yang kami tawarkan untuk membantu anda meningkatkan prestasi yang buruk ini.

Kenyataannya ialah anda tidak dapat menjalankan tugas anda dalam masa kurang dari empat puluh jam. Anda tidak mempunyai tarikh akhir untuk tugas kerja anda dan kelewatan anda memberi kesan buruk terhadap kerja rakan sekerja pemasaran anda. Mereka tidak mempunyai tarikh akhir kerana kegagalan anda untuk melaksanakannya.

Selain itu, pekerjaan anda yang belum selesai ketika ditugaskan kepada rakan sekerja anda menjadikan beban kerja mereka menjadi berlebihan kerana mereka sudah mempunyai pekerjaan yang memerlukan empat puluh jam kerja seminggu. Ini tidak adil dan kita tidak akan bertolak ansur dengan kesan negatif ini di tempat kerja mulai sekarang.

Kami perlu melihat peningkatan kehadiran anda dengan segera atau kami akan menghentikan pekerjaan anda. Ini bermaksud anda mesti menghadiri kerja lima hari seminggu. Sekiranya anda gagal menghadiri kerja lima hari seminggu, anda tidak dapat memenuhi tujuan yang telah anda gunakan.

Polisi waktu cuti biasa kami memberi anda enam hari sakit gaji dan dua hari cuti peribadi yang mesti anda gunakan selama setahun. Anda mesti memohon hari percutian lebih awal.

Anda telah menggunakan empat hari sakit dan semua hari peribadi anda dengan ketidakhadiran anda sekarang. Kami tidak merancang untuk memberi lebih banyak masa kepada anda. Ini memberi anda hanya dua hari sakit dan masa percutian berbayar yang mesti anda minta terlebih dahulu.

Sekiranya anda tidak hadir melebihi waktu cuti berbayar yang tersedia, kami akan menghentikan pekerjaan anda. Kami harap anda memahami betapa dekatnya anda kehilangan pekerjaan. Anda tidak akan menerima amaran lagi.

Salam,

Mary Wilmont, Pengurus

Thomas Credence, Pengarah Sumber Manusia

Pengakuan Terimaan Pegawai

Penting untuk membuat jejak tindakan teguran pekerja. Proses ini memungkinkan untuk membuat bukti bahawa pekerja menerima pemberitahuan masalah yang cukup dan langkah-langkah - seperti kaunseling - diambil untuk memperbaiki keadaan.

Pengakuan penerimaan yang mudah untuk panduan menjelaskan bahawa pekerja tersebut mendapat teguran.