Pengurusan Projek Asas 101

Kandungan

• Apa itu Pengurusan Projek?
• Unsur-unsur Projek
• Elemen Paling Penting: Skop
• Sumber
• Masa
• Wang
• Pengurusan Projek Adalah Seni dan Sains

Pengurusan projek adalah salah satu komponen penting dalam perniagaan yang berjaya. Ini mempengaruhi pendapatan dan liabiliti, dan akhirnya berinteraksi dengan kepuasan dan pengekalan pelanggan atau pelanggan. Syarikat anda mungkin hanya mempunyai satu projek dalam satu masa, sementara syarikat dan entiti lain yang lebih besar mungkin menyulap beberapa projek sekaligus. Secara semula jadi, projek adalah sementara.

Projek adalah kaedah menuju matlamat, dan akhirnya matlamatnya akan tercapai. Perniagaan anda mungkin beralih ke projek lain ... atau tidak. Ini mungkin objektif satu kali.

Projek mendorong keperluan yang semakin meningkat dalam tenaga kerja. Institut Pengurusan Projek menganggarkan bahawa, dalam tempoh 2010-2020, lebih daripada 15 juta jawatan pengurusan projek baru akan ditambahkan di seluruh dunia.

Apa itu Pengurusan Projek?

Pengurusan projek bukanlah keseluruhan operasi syarikat anda. Ini hanya satu segmen, projek yang ditentukan dengan rancangan terperinci bagaimana anda dan perniagaan anda akan mencapai matlamat tersebut. Ini adalah rancangan yang terperinci dalam beberapa langkah, masing-masing sama pentingnya dengan yang lain. Anda mesti mencapainya untuk meneruskan ke yang seterusnya dengan betul.

Fikirkan pengurusan projek sebagai tangga yang mesti anda naiki. Anda tidak boleh melompat ke puncak. Anda mesti menerimanya secara berperingkat untuk kecekapan maksimum. Pasukan anda mesti menggunakan alat yang disediakan untuk mereka serta kepakaran dan pengetahuan mereka untuk melaksanakan setiap langkah dan beralih ke langkah seterusnya.

Cukup mudah untuk mengatakan bahawa anda ingin sampai ke Kotak A, jadi anda akan mengambil 25 langkah ke arah itu. Tetapi anda juga mesti mempertimbangkan pertimbangan masa ke dalam rancangan projek anda, dan kemungkinan besar anda harus bekerja mengikut anggaran. Anda mungkin merangkak 25 langkah itu atau berjoging. Itu bergantung pada seberapa cepat anda mesti sampai di sana untuk kejayaan menyelesaikan projek. Anda boleh menjimatkan wang dengan berjalan kaki, atau anda boleh menyewa pemandu. Ia bergantung pada anggaran yang telah anda curahkan untuk projek tersebut.

Tidak ada pendekatan, sistem, atau rancangan satu ukuran. Setiap projek yang anda dan syarikat anda mungkin akan mempunyai garis masa, matlamat, dan anggarannya. Itulah sebabnya sangat penting untuk mempunyai pengurus projek yang pintar dan berbakat untuk menjalankan rancangan ini.

Unsur-unsur Projek

Pengurus projek yang berjaya mesti menguruskan empat elemen asas projek secara serentak. Unsur-unsur ini saling berkaitan.

• Skop: Ini melibatkan ukuran, matlamat, dan keperluan projek.
• Sumber:Anda memerlukan orang, peralatan, dan bahan di tempat.
• Masa: Ini tidak hanya menunjukkan berapa lama masa yang diperlukan oleh projek secara keseluruhan. Ia mesti dipecah menjadi jangka masa tugas, kebergantungan, dan jalan kritikal.
• Wang:Memahami kos, kemungkinan, dan keuntungan dengan tegas.

Elemen Paling Penting: Skop

Skop projek adalah definisi tentang apa yang sepatutnya dicapai oleh projek dan anggaran masa dan wang yang telah dibuat untuk mencapai objektif ini. Sebarang perubahan pada skop projek mesti mempunyai perubahan yang sesuai dalam anggaran, waktu, sumber daya, atau ketiga-tiganya.

Sekiranya skop projek adalah membina bangunan untuk menempatkan tiga widget dengan anggaran $ 100,000, pengurus projek diharapkan dapat melakukan itu. Sekiranya ruang lingkup diubah menjadi bangunan untuk empat widget, pengurus projek harus memperoleh perubahan waktu, uang, dan sumber daya yang sesuai.

Sumber

Terdapat tiga aspek memahami dan mengurus sumber: orang, peralatan, dan bahan.

Pengurus projek yang berjaya mesti mengurus sumber yang diberikan kepada projek dengan berkesan, termasuk anggota pasukan projek, kakitangan vendor, dan subkontraktor. Dia mesti memastikan bahawa pekerjanya mempunyai kemahiran dan alat yang mereka perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan itu, dan dia harus terus memantau sama ada dia mempunyai cukup orang untuk menyelesaikan projek pada tarikh akhir. Tugasnya adalah untuk memastikan bahawa setiap orang memahami tugas dan tarikh akhir projek.

Anggota kanan setiap kumpulan pekerja melaporkan kepada pengurus projek ketika dia menguruskan pekerja langsung, tetapi pekerja mungkin juga mempunyai pengurus lini yang memberikan arahan teknikal. Dalam situasi pengurusan matriks seperti pasukan projek, tugas pengurus projek adalah memberikan arahan projek kepada pengurus lini. Menguruskan subkontrak buruh biasanya bermaksud menguruskan ketua pasukan untuk pekerja subkontrak, yang seterusnya menguruskan pekerja tersebut.

Seorang pengurus projek mesti selalu mendapatkan peralatan dan bahan dan menguruskan penggunaannya juga agar pasukan dapat beroperasi dengan cekap. Dia bertanggungjawab untuk memiliki peralatan dan bahan yang sesuai di lokasi yang betul pada waktu yang tepat.

Masa

Tiga elemen pengurusan masa yang berjaya adalah tugas, jadual, dan jalan kritis.

Bina jadual projek dengan menyenaraikan, mengikut urutan, semua tugas yang mesti diselesaikan. Sebilangan mesti dilakukan secara berurutan sementara yang lain boleh bertindih atau dilakukan secara bersamaan. Tetapkan jangka masa untuk setiap tugas. Peruntukkan sumber yang diperlukan. Tentukan pendahulunya — tugas apa yang mesti diselesaikan sebelum yang lain — dan penerus, tugas yang tidak dapat dimulakan sehingga setelah satu sama lain tugas selesai. Aspek pengurusan projek ini kadang-kadang disebut sebagai pengurusan air terjun kerana satu tugas mengikut tugas yang lain mengikut urutan yang lebih kurang.

Perisian pengurusan projek dapat mempermudah tugas membuat dan mengurus jadual projek.

Beberapa tugas mempunyai sedikit kelonggaran dalam tarikh mula dan selesai yang diperlukan. Ini dipanggil "apungan." Tugas lain tidak mempunyai fleksibiliti. Mereka mempunyai apungan sifar. Garis sepanjang semua tugas dengan pengapungan sifar disebut jalan kritikal. Semua tugas di jalan ini - dan boleh ada beberapa jalan selari - mesti diselesaikan tepat pada waktunya jika projek itu akan masuk pada tarikh akhir. Tugas pengurusan masa utama pengurus projek adalah memantau jalan kritikal.

Wang

Ketiga pertimbangan dalam menguruskan wang adalah kos, kemungkinan, dan keuntungan.

Setiap tugas mempunyai kos, baik itu jam kerja pengaturcara komputer atau harga belian konkrit kubik. Setiap kos ini dianggarkan dan dijumlahkan semasa menyediakan anggaran projek.

Beberapa anggaran akan lebih tepat daripada yang lain. Oleh itu, anggaran projek harus merangkumi peruntukan luar jangkaan - wang yang disisihkan dalam anggaran "sekiranya berlaku" kos sebenar sesuatu barang sangat berbeza dengan anggaran.

Keuntungan adalah wang yang ingin dihasilkan oleh syarikat dari tugas tersebut. Ia di atas kos.

Oleh itu, belanjawan projek terdiri daripada anggaran anggaran, ditambah kemungkinan, ditambah keuntungan. Tugas pengurus projek adalah untuk mengekalkan kos sebenar pada atau di bawah anggaran kos dan untuk memaksimumkan keuntungan yang diperoleh syarikat dalam projek tersebut.

Pengurusan Projek Adalah Seni dan Sains

Pengurusan projek yang berjaya memerlukan latihan. Idea-idea ini dapat memberi anda pemahaman asas mengenai pengurusan projek tetapi menganggapnya sebagai permulaan. Sekiranya jalan pekerjaan atau kerjaya anda merangkumi pengurusan projek, dan jika anda ingin meningkatkan kemahiran anda, berbincanglah dengan pengurus projek yang berjaya, baca dan praktikkan. Pengurusan projek boleh menjadi kerjaya yang sangat bermanfaat.