Bagaimana Membangunkan Rancangan untuk Penyumberan Luar
Kandungan
Banyak perbincangan mengenai penyumberan luar di media menjadikannya kelihatan rumit, tetapi cukup mudah. Walaupun di rumah kita, kita "melakukan outsourcing" banyak tugas: Memasak, menjaga rumput, dan menjaga anak, hanya untuk beberapa nama. Apabila kita tidak mempunyai masa, fokus, atau kemahiran untuk melakukan kerja itu sendiri, kita mencari seseorang yang dapat, dan seseorang yang akan melakukan pekerjaan itu dengan harga yang kita mampu bayar. Syarikat berfungsi dengan cara yang sama, walaupun keputusan mereka mungkin melibatkan lebih banyak faktor dan pembuat keputusan.
Proses Pembangunan
Tetapi sama seperti keluarga membuat keputusan yang berbeza, syarikat boleh membuat keputusan yang sangat berbeza mengenai penyumberan luar. Tidak ada templat yang berfungsi untuk semua firma, tetapi ada proses yang perlu dipertimbangkan oleh semua firma:
Kesedaran
Pada masa lalu, banyak syarikat mungkin tidak tahu apa itu penyumberan luar. Hari ini, mereka tahu mengenai penyumberan luar, tetapi mungkin tidak menyedari berapa banyak program penyumberan luar (dan seperti penyumberan luar) yang sudah mereka jalankan: Pusat penyalinan, bilik mel, pengurusan fasiliti, IT, dan juga bahagian jabatan perundangan korporat. Penyumberan luar mungkin tidak menyelesaikan setiap masalah, tetapi belajar tentang generasi kontrak sebelumnya akan mengenal pasti projek baru dan memberikan pandangan yang berharga.
Penetapan Matlamat
Untuk berjaya membuat program penyumberan luar, anda perlu menentukan tujuan tertentu, seperti mengurangkan kos korporat keseluruhan sebanyak lima peratus, fokus pada kecekapan untuk satu lokasi, atau hanya melihat fungsi yang dilakukan dalam satu unit perniagaan. Matlamat tidak memerlukan perincian yang luar biasa. Apabila pengalaman penyumberan luar anda meningkat, definisi akan berubah.
Penyertaan
Anda memerlukan peserta dari banyak bidang kepakaran untuk memberikan input kepada rancangan tersebut, untuk mengesahkan andaian dan memberikan penilaian pakar. Apabila anda beralih dari rancangan umum ke projek tertentu, anda akan mengulangi proses ini dan membuat subkumpulan dengan pengetahuan yang lebih khusus.
Pengenalan
Sekarang anda mempunyai matlamat dan pakar untuk mengenal pasti dan menafsirkan maklumat, sudah waktunya untuk mengenal pasti projek tertentu untuk program penyumberan luar anda. Setiap syarikat mengembangkan kriteria yang berbeza dan didorong oleh budaya sama seperti analisis kewangan atau operasi, tetapi ada kriteria umum yang harus anda perhatikan:
- Keputusan sebelumnya: Syarikat anda mungkin membuat keputusan lebih awal mengenai penggunaan bukan pekerja, seperti pekerja sementara atau kontrak perkhidmatan. Bekerja dengan Perolehan dan PMO anda (Pejabat Pengurusan Projek) untuk maklumat lanjut. Lihat bagaimana mereka menangani masalah dalam senarai ini, dan menyusun pelajaran yang dipelajari.
- Kepakaran: Adakah anda menjalankan fungsi atau menghasilkan produk tanpa kepakaran yang mencukupi, atau anda menghadapi masalah mengekalkan pengurus? Adakah pengurusan semasa mempunyai rancangan untuk mengatasi masalah ini? Sekiranya tidak, ini boleh menjadi projek penyumberan luar yang baik.
- Kualiti: Walaupun fungsi mempunyai orang yang mempunyai kemahiran dan pengurus yang berpengalaman, anda mungkin tidak mendapat tahap perkhidmatan yang anda perlukan. Adakah pengurus melakukan tinjauan pelanggan? Apa kata pelanggan mengenai produk atau perkhidmatan? Jurang kualiti atau kurangnya minat terhadap perkhidmatan pelanggan adalah satu lagi tanda untuk penyumberan luar.
- Kos: Perkhidmatan berkualiti tinggi tidak semestinya bernilai baik. Bagaimana kos anda dibandingkan dengan pesaing? Adakah fungsi menghasilkan laporan bulanan: Kos unit, kos operasi, trend kos bertahun-tahun? Sekiranya fungsi ini tidak dapat menghasilkan laporan ini, perkhidmatan dari luar mungkin memberikan ketelusan yang lebih besar dalam operasi anda.
- Skala: Apabila anda memeriksa keseluruhan firma anda, anda akan membuat banyak penemuan yang tidak dijangka. Kekal fokus! Satu projek besar adalah calon yang lebih baik untuk penyumberan luar daripada sebilangan projek yang lebih kecil. Projek besar itu memerlukan sumber pentadbiran dan pengurusan yang jauh lebih sedikit. Simpan senarai yang komprehensif, tetapi hanya pilih calon yang memberikan kesan besar pada gelombang projek pertama anda.
- Keselamatan: Anda kini mempunyai idea yang baik mengenai projek yang berpotensi. Sudah tiba masanya untuk menyaringnya mengikut standard keselamatan. Keselamatan adalah subjek yang kompleks dan kontroversial. Piawaian yang berbeza berlaku untuk industri yang berbeza, dan beberapa syarikat lebih peka terhadap keselamatan daripada pesaingnya. Fahami standard dalaman dan industri, dan hadkan projek penyumberan luar dengan sewajarnya. Sertakan undang-undang, IT, keselamatan korporat, pematuhan (jika berlaku), dan sebarang jabatan "risiko" dalam perbincangan anda.
- Keutamaan: Setiap item di atas (dan mungkin ciri-ciri lain) mesti diberi skor, dan kemudian setiap projek harus diberi jumlah "nilai penyumberan luar." Tidak diragukan lagi, akan ada banyak perdebatan mengenai ciri-ciri mana yang paling penting, jika skornya tepat, dan jika ciri-ciri lain harus dipertimbangkan. Jangan terkejut jika proses ini berlangsung selama berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun.
- Komunikasi: Pada masa anda memprioritaskan projek yang berpotensi, anda telah mengadakan banyak perjumpaan dan bercakap dengan banyak orang. Jangkakan perbincangan ini menjadi maklumat umum di jabatan yang anda sasarkan untuk penyumberan luar. Sentiasa anggap bahawa perbincangan ini akan sampai kepada populasi pekerja anda, selalunya dalam masa nyata. Komunikasi korporat yang teliti perlu disiapkan dan siap. Jangan sekali-kali membiarkan khabar angin menjadi sumber maklumat yang lebih baik daripada fakta.
Melaksanakan
Pada akhir proses ini, anda akan mempunyai rancangan penyumberan luar awal anda. Terdapat banyak langkah lagi semasa anda melaksanakan rancangan ini: Mengesahkan data, membuat sub-jawatankuasa untuk projek tertentu, mengenal pasti vendor, menjalankan juruterbang, menganugerahkan kontrak, dan sebagainya. Walau bagaimanapun, mengembangkan rancangan anda memberi anda langkah pertama dan paling penting.
