Cara Menyusun Kertas Kerja Anda
Kandungan
- Bermula
- Kumpulkan Dokumen Anda
- Kategorikan
- Dokumen Vital yang berasingan
- Gandakan Dompet Anda
- Buat sistem pemfailan yang mudah
- Penyelenggaraan berterusan
Kebanyakan orang tidak memikirkan dokumen penting sehingga mereka memerlukannya. Sekiranya kertas anda tersebar di mana-mana dan anda tidak mempunyai sistem organisasi pusat di pejabat rumah anda, anda boleh membuang banyak masa dan tenaga untuk mencari barang. Anda mungkin kehilangan sesuatu.
Bermula
Dengan beberapa langkah mudah, anda dapat menyusun dokumen kertas penting anda: Anda memerlukan kabinet pemfailan dua laci kecil atau kotak fail gantung mudah alih, menggantung fail dalam enam warna yang berbeza, folder potongan ketiga manila, dan folder tab atas, dan peti keselamatan tahan api pilihan. Atau anda boleh membeli sisipan pengikat dan tab yang besar. Sekarang anda sudah bersedia untuk memulakan.
Kumpulkan Dokumen Anda
Sebelum anda dapat menyusun semua dokumen penting anda, anda mesti mencarinya. Kadang-kadang lebih senang diucapkan daripada dilakukan. Periksa laci pejabat rumah anda dan kertas yang tersusun di atas meja atau meja anda. Periksa timbunan kertas yang memenuhi meja dapur anda serta laci dapur dan bakul. Lihatlah almari bilik tidur dan meja anda. Akhir sekali, periksa beg tangan atau beg bimbit anda untuk mengetahui dokumen penting yang anda bawa secara tidak sengaja.
Kategorikan
Dokumen yang paling penting termasuk dalam salah satu daripada enam kategori berikut. Susun semua dokumen anda yang dikumpulkan seperti berikut:
- Rekod rumah dan harta tanah: Gadai janji, harta tanah, projek dan penerimaan rumah, manual dan jaminan perkakas, maklumat cukai harta tanah, polisi insurans rumah, dan manual
- Rekod automatik: Hakmilik, rekod penyelenggaraan, polisi dan maklumat insurans, maklumat pinjaman, dan rekod pembayaran
- Rekod kesihatan: polisi insurans, manual manfaat insurans kesihatan, penjelasan faedah perubatan, bil doktor, senarai preskripsi, maklumat akaun perbelanjaan fleksibel, resit perubatan, arahan perubatan, polisi insurans hayat
- Rekod kewangan: Penyata bank, penyata cukai, rekod pemotongan cukai, rekod pelaburan, rekod pinjaman, penyata kad kredit
- Rekod elektronik: Manual kontrak dan peralatan telefon bimbit; resit penjualan dan jaminan untuk komputer, komputer riba dan tablet; rancangan dan bil kabel dan internet; resit dan manual penjualan penghala tanpa wayar
- Rekod peribadi: Surat beranak, surat nikah, surat bercerai, surat hak penjagaan, maklumat Jaminan Sosial, rekod imunisasi, pasport, rekod perkhidmatan ketenteraan, catatan pembaptisan dan pengesahan, wasiat, rancangan pengebumian, dan maklumat tempat pengebumian. Anda harus mempunyai ini untuk setiap ahli keluarga. Sekiranya anda mempunyai haiwan kesayangan, anda juga boleh memasukkan dokumen penting mereka seperti maklumat veterinar dan vaksin dalam kategori ini.
Dokumen Vital yang berasingan
Sebilangan besar dokumen penting anda boleh disimpan di dalam kabinet pemfailan biasa atau kotak fail gantung mudah alih. Namun, sebilangannya harus disimpan di dalam peti besi tahan api atau di tempat simpanan di luar tempat seperti peti deposit keselamatan.
Dokumen penting adalah dokumen yang sangat sukar atau memakan masa untuk diganti. Mereka mungkin mengandungi maklumat peribadi sensitif yang boleh dikompromikan oleh pencuri identiti jika dicuri. Sementara itu, jika rumah anda musnah akibat kebakaran atau banjir, anda mahu dokumen penting ini tetap utuh.
Bagi kebanyakan orang, dokumen berikut akan dianggap penting: Maklumat Jaminan Sosial, sijil kelahiran, polisi insurans dan maklumat hubungan ejen, surat wasiat, surat khabar harta tanah, tajuk kereta, pasport, dan sebarang kontrak atau perjanjian yang memerlukan tandatangan asal.
Buat senarai induk semua dokumen penting yang anda letakkan di peti besi tahan api atau pilihan penyimpanan di luar lokasi.
Gandakan Dompet Anda
Sebilangan besar daripada kita membawa maklumat kritikal di dompet kita setiap hari dan akan sangat tidak selesa sekiranya hilang atau dicuri.
Buat salinan lesen memandu anda, kad penderma organ, kad insurans kesihatan, kad keahlian untuk gim, perpustakaan, program kesetiaan kedai runcit, kelab gudang, dll., Dan yang paling penting, semua kad kredit dan debit (salin depan dan kembali). Simpan salinan ini bersama dokumen kertas penting anda yang lain.
Buat sistem pemfailan yang mudah
Semakin mudah sistem pemfailan, semakin besar kemungkinan anda menggunakannya secara konsisten. Ambil setiap kategori dokumen penting dan berikan warna fail gantung:
- Rekod Rumah dan Harta Tanah
- Rekod Auto
- Rekod Kesihatan
- Rekod Kewangan
- Rekod Elektronik
- Rekod Peribadi
Tambahkan jumlah gantung yang sesuai ke sistem pemfailan anda untuk jumlah dokumen yang anda miliki di setiap kategori.
Gunakan folder manila dan buat folder untuk setiap dokumen individu dalam setiap kategori. Letakkan folder di bahagian fail gantung berwarna yang sesuai.
Sekiranya anda membeli pengikat tiga gelang dan sisipan tab, labelkan tab dengan nama rekod yang sama, lubang semua dokumen, dan susun. Sekiranya kertas tidak dapat dilubangi, masukkan ke dalam folder dan ganti lubang itu.
Sekiranya kertas kerja bukan perkara anda, ini mungkin masa yang membebaskan. Anda boleh mengimbas semua dokumen ini, menyimpannya ke cakera keras, dan kemudian mengorek dokumen asalnya.
Tetapi gunakan budi bicara anda sendiri kerana beberapa kertas kerja lebih baik disimpan. Simpan dokumen asal semua dokumen penting. Gunakan pertimbangan terbaik anda terhadap yang lain. Sebilangan besar institusi kewangan gembira apabila anda tidak mempunyai kertas.
Penyelenggaraan berterusan
Setelah kertas penting anda disusun, simpanlah seperti itu. Setiap bulan apabila anda membayar bil anda, masukkan semua dokumen baru di bahagian sistem pemfailan anda yang sesuai. Pada masa yang sama, cari dokumen yang anda keluarkan dari sistem selama sebulan yang mungkin masih belum keluar dari sistem pemfailan. Fail semula. Sekurang-kurangnya dua kali setahun, tinjau dokumen-dokumen dalam sistem pemfailan anda untuk melihat apakah ada yang dapat dibersihkan. Jadual yang baik untuk diikuti adalah pada yang pertama tahun kalendar dan pada akhir setiap tahun persekolahan.
Dengan sedikit usaha, anda dapat meraih faedah jangka panjang dan menjimatkan masa dengan menyusun dokumen kertas penting anda.
