Amalan Pengurusan Mesyuarat Membantu Meningkatkan Produktiviti

Kandungan

• Kunci Pengurusan Mesyuarat - Berdiri PAT
• Mulakan Mesyuarat Anda tepat pada waktunya
• Teruskan Mesyuarat Topik
• Simpan dan Sebarkan Catatan / Minit Mesyuarat
• Garisan bawah

Kami menghabiskan banyak masa kerja dalam mesyuarat. Dalam banyak keadaan, amalan pengurusan mesyuarat yang buruk mengakibatkan penggunaan masa peserta tidak produktif. Dalam artikel yang berkaitan, kami menawarkan panduan untuk mengubah lima senario pertemuan biasa menjadi acara yang produktif. Berikut adalah idea tambahan untuk menyokong pengukuhan utiliti, produktiviti, dan kesan mesyuarat.

Kunci Pengurusan Mesyuarat - Berdiri PAT

Sebilangan pengurus menggunakan P.A.T. pendekatan untuk mesyuarat, memerlukan a Ptujuan, sebuah Agenda, dan a Timeframe. Dengan mempersenjatai para peserta dengan titik-titik penting ini menjelang sesi memastikan bahawa orang-orang muncul bersedia untuk berpartisipasi dan menyokong maksud keseluruhan perjumpaan. P.A.T. yang jelas garis besar membantu memastikan sesi produktif.

Anda harus dapat menentukan tujuan perjumpaan ini dalam 1 atau 2 ayat paling banyak. "Rapat ini adalah untuk merencanakan kampanye pemasaran baru" atau "pertemuan ini adalah untuk mengkaji kebijakan pengiriman baru untuk menangani pengembalian." Tujuannya membantu memastikan semua orang tahu mengapa mereka berada di sana, apa yang perlu dilakukan, dan bagaimana membimbing kemajuan dan membuat kesimpulan.

Tetapkan agenda. Senaraikan item yang akan anda kaji / bincangkan / periksa. Kami ingin menetapkan had masa untuk setiap item agenda (lihat di bawah) dan mengenal pasti orang yang bertanggungjawab untuk menyederhanakan perbincangan. Tetapkan jangka masa; sekurang-kurangnya menetapkan waktu permulaan dan akhir. Kami juga mengesyorkan menetapkan tempoh untuk setiap item dalam agenda. Jumlah ini harus merangkumi jangka masa mesyuarat keseluruhan.

Mulakan Mesyuarat Anda tepat pada waktunya

Sekiranya anda bekerja di salah satu budaya di mana orang-orang terlibat dalam perjumpaan hingga lima atau sepuluh minit selepas waktu mula yang dijadualkan, inilah masanya untuk memulakan trend baru. Satu syarikat mendorong pengurusnya untuk menutup pintu pada waktu mula yang dijadualkan, dan mereka yang terlambat tidak dialu-alukan untuk hadir. Walaupun ini mungkin lebih kejam daripada yang anda mahu bertindak, anda seharusnya tidak ragu-ragu untuk mengatur pertemuan, mengkaji tujuan dan mengesahkan jangkaan dan masa.

Jangan tunggu stragglers muncul. Apabila seseorang tiba terlambat, jangan kembali dan meninjau perkara yang telah diliputi. Teruskan dengan topik mesyuarat anda. Ini akan menjadi janggal bagi si pemukul dan meningkatkan kemungkinan dia tiba tepat pada pertemuan berikutnya.

Sekiranya penganjur / penaja mesyuarat tidak muncul tepat pada waktunya, pertimbangkan mesyuarat dibatalkan dan kembali bekerja. Tempoh menunggu lima hingga tujuh minit adalah wajar. Kemungkinannya, penganjur mesyuarat menghadapi kesukaran yang tidak dijangka dan lebih suka anda tidak membuang masa menunggu dia.

Teruskan Mesyuarat Topik

Amalan yang baik adalah dengan memberi seseorang peranan untuk memastikan semua orang sentiasa berada dalam perjalanan semasa perjumpaan. Terlalu kerap, perbincangan meleset dan kemudian merosot kepada pendapat, idea, fakta, dan emosi. Sebagai gantinya, berikan peranan dan maklumkan kepada semua orang yang hadir bahawa individu ini akan mencelah jika dan ketika perbincangan melarikan diri dari agenda dan perkara perbincangan tertentu. Di beberapa firma, peranan ini disebut sebagai "Traffic Cope", yang lain, "Topic Keeper." Terlepas dari labelnya, peranannya sangat membantu dalam meningkatkan keberkesanan dan produktiviti mesyuarat anda.

Sekiranya timbul topik-topik tambahan yang di luar agenda tetapi penting untuk dibincangkan, topik-topik tersebut harus ditangkap dengan jelas dan diletakkan di "tempat letak kereta" untuk pertimbangan dan perbincangan di masa hadapan atau untuk perjumpaan diskrit. Pemilik mesyuarat berhak untuk membenarkan perbincangan yang berbeza jika menyokong keseluruhan tujuan perjumpaan.

Simpan dan Sebarkan Catatan / Minit Mesyuarat

Seseorang, selain penganjur mesyuarat, harus menyimpan minit mesyuarat. Rakaman minit yang baik akan merangkumi:

• Masa mesyuarat, tarikh, lokasi
• Penerangan mengenai tujuan
• Salinan agenda
• Senarai hadirin dan senarai mereka yang tidak hadir
• Senarai ringkasan terperinci mengenai kesimpulan, item tindakan, tanggungjawab dan tarikh siap. Banyak pemberitahuan menggunakan agenda sebagai panduan untuk menyenaraikan kesimpulan dan tindakan.
• Mesyuarat susulan yang dirancang sekiranya benar-benar diperlukan.

Sebaik-baiknya, sebarkan nota mesyuarat secepat mungkin setelah tamatnya perjumpaan dan benar-benar dalam satu hari bekerja. Minit dan nota berfungsi sebagai peringatan penting bagi peserta dan juga sumber maklumat untuk pihak berkepentingan lain atau, bagi mereka yang tidak menghadiri mesyuarat. Minit adalah alat yang baik untuk memanfaatkan untuk mengingatkan orang dan pasukan mengenai tindakan susulan yang komited.

Garisan bawah

Ada kemungkinan bahawa pertemuan akan menghasilkan hasil yang positif, membantu mendorong projek dan orang maju, jangan hanya mengandalkannya. Beberapa ketekunan dan pengukuhan teknik pengurusan mesyuarat anda dengan sengaja akan meningkatkan peluang anda untuk memperoleh hasil yang baik.