Senarai Kemahiran dan Tanggungjawab Pembantu Pejabat

Video.: 10 KERJAYA GAJI TERTINGGI DI MALAYSIA

Kandungan

Tanggungjawab Kerja Pembantu Pejabat
Cara Menggunakan Senarai Kemahiran
Kemahiran Pembantu Pejabat Atas

Kedudukan pembantu pejabat (serupa dengan pembantu peribadi) boleh didapati di semua industri, dan mempunyai sekumpulan kemahiran yang agak besar. Pembantu pejabat kadang-kadang dikenali sebagai setiausaha atau pembantu pentadbiran, tetapi apa yang mereka lakukan adalah membantu dalam fungsi pejabat. Sama ada pejabat itu milik firma undang-undang, amalan perubatan, institusi pendidikan, atau syarikat, keperluannya serupa; seseorang harus memfailkan rekod, menjaga jadual, dan mengurus komunikasi rutin bagi pihak orang yang menggunakan pejabat. Seseorang itu boleh menjadi anda.

Tanggungjawab Kerja Pembantu Pejabat

Walaupun kedudukan pembantu pejabat umumnya serupa antara satu sama lain, tugasnya tetap berubah - ia hanya berbeza dari hari ke hari, dan bukannya dari pejabat ke pejabat. Hari ini anda mungkin bertindak sebagai penyambut tetamu, esok mungkin memerlukan pembaikan pencetak, dan sehari selepas itu, anda harus memasukkan keseluruhan kabinet pemfailan ke abad ke-21. Anda memerlukan kumpulan kemahiran yang sangat luas untuk berjaya.

Pembantu pejabat adalah antara pahlawan dunia perniagaan yang luar biasa, kerana apabila anda melakukan tugas anda dengan betul, tidak ada yang memperhatikan- pejabat nampaknya berjalan sendiri. Tetapi sebilangan orang menikmati kerja pantas tetapi fleksibel, perasaan berada di tengah-tengah segalanya. Dan setiausaha yang baik masih dapat mencari pekerjaan hampir di mana saja, di mana-mana jenis organisasi.

Cara Menggunakan Senarai Kemahiran

Anda boleh menggunakan senarai kemahiran ini sepanjang proses pencarian pekerjaan anda. Pertama, nama kemahiran ini berfungsi sebagai kata kunci, jadi gunakan seberapa banyak yang anda boleh semasa menulis resume anda. Jangan bergantung pada pengambilan pengawas untuk mengetahui bahawa anda mempunyai apa yang mereka mahukan, beritahu mereka secara langsung.

Kedua, anda boleh menggunakan kata kunci yang sama dalam surat lamaran anda. Tumpukan perhatian khusus kepada perkara yang paling diminati oleh bakal majikan anda. Anda harus membuat kajian anda, kerana walaupun pekerjaan pembantu pejabat sering serupa, pengambilan penyelia berbeza mengikut keutamaan mereka. Penerangan pekerjaan mungkin akan merangkumi senarai kemahiran yang diperlukan. Perhatikannya.

Akhirnya, anda boleh menggunakan perbincangan ini untuk merancang wawancara anda. Pastikan anda telah menyediakan sekurang-kurangnya satu contoh untuk menunjukkan kemahiran anda dari setiap kategori yang disenaraikan di sini.

Ini juga dapat membantu menyemak senarai kemahiran kami yang disenaraikan mengikut pekerjaan dan jenis kemahiran.

Kemahiran Pembantu Pejabat Atas

Kemahiran Komunikasi Lisan: Komunikasi adalah kemahiran insaniah kritikal untuk pembantu pejabat. Anda harus berinteraksi dengan penyelia, rakan pejabat, profesional yang anda bantu, dan mungkin pelanggan atau orang di pejabat lain di organisasi yang sama. Anda semua bekerja sebagai satu pasukan, dan anda adalah pusat komunikasi utamanya. Anda mesti ceria, suka membantu, berpengetahuan, pandai bercakap, dan pendengar yang baik setiap hari.

Telefon Jawapan
Hubungan Pelanggan
Komunikasi
Memajukan Panggilan Telefon
Pengambilan Mesej
Menghala Panggilan Telefon
Papan Suis
Telefon
Komunikasi Lisan

Kemahiran Komunikasi Bertulis: Sebilangan besar pembantu pejabat banyak menulis. Mereka mungkin menulis memo, mengisi borang, atau menyusun surat atau e-mel. Ada yang membuat kandungan untuk laman web syarikat atau mengedit teks untuk yang lain. Komunikasi bertulis yang jelas dan profesional adalah suatu keharusan.

Surat-menyurat
E-mel
Mel
Mel
Menaip
Pemprosesan perkataan
Komunikasi bertulis

Keramahan: Pembantu pejabat mungkin merupakan orang pertama yang dilihat pelanggan semasa memasuki pejabat. Sekiranya penghuni utama pejabat kebetulan keluar, pembantu pejabat mungkin satu-satunya orang yang berinteraksi dengan pengunjung. Anda mesti bersedia menyambut setiap pengunjung dengan senyuman dan kata-kata yang baik dan untuk menolong mereka dengan apa sahaja yang mereka perlukan sejauh yang anda mampu. Jadi, kemahiran interpersonal yang baik adalah keperluan.

Khidmat Pelanggan
Mengarahkan Pelawat
Fleksibel
Mesra
Salam Tetamu
Interpersonal
Sikap positif
Kebolehpercayaan
Selamat Datang Pelawat

Kemahiran Teknologi: Dahulu, setiausaha banyak menaip. Masa telah berubah dan begitu juga dengan teknologi, tetapi pembantu pejabat masih boleh menghabiskan banyak masa di hadapan papan kekunci. Daripada mesin taip, anda harus mengetahui jalan keluar dari pelbagai aplikasi perisian. Mengetahui bagaimana melakukan sedikit sokongan teknologi ringan dan bagaimana membetulkan pencetak yang tidak seimbang juga tidak menyakitkan.

Komputer
Excel
Internet
Microsoft Office
Microsoft word
Buku Pantas
Teknologi

Pertubuhan: Pembantu pejabat mesti sangat teratur untuk secara berkesan menyelesaikan banyak tugas mereka. Anda juga perlu memastikan orang lain tetap teratur, dari menyimpan kalendar hingga menjaga pejabat dengan teratur.

Sokongan Pentadbiran
Temujanji
Pengebilan
Kalendar
Perkeranian
Kemasukan data
Menghantar Mel
Pemfailan Elektronik
Laporan Perbelanjaan
Pemfailan
Operasi Meja Depan
Pengendalian Wang
Tugas Pejabat
Peralatan pejabat
Inventori Bekalan Pejabat
Bekalan Pejabat
Sokongan Pejabat
Pertubuhan
Kertas kerja
penghantaran

Kemahiran Menyelesaikan Masalah: Penyelesaian masalah, atau kemahiran berfikir kritis, penting bagi mana-mana pembantu pejabat, kerana anda akan sering menjadi orang yang datang dengan soalan atau masalah.