Garis Panduan Penulisan Surat dan E-mel Profesional
Kandungan
- Garis Panduan Penulisan Surat dan E-mel Profesional
- Maklumat perhubungan
- Memberi salam
- Badan Surat
- Penutup
- Tandatangan
- Cara Menangani Surat
- Memformat Surat Menyurat Anda
- Garis Panduan Penulisan Surat
- Contoh dan Templat
- Pemeriksaan Proof dan Ejaan
Apakah kaedah terbaik untuk menulis surat profesional - dengan surat kertas atau e-mel? Yang satu sebenarnya tidak lebih baik daripada yang lain. Dalam beberapa kes, masuk akal untuk berkomunikasi melalui e-mel dan kadangkala anda mungkin perlu menghantar surat yang ditaip, dicetak, dan ditandatangani secara tradisional. Apa sahaja yang anda pilih, penting untuk mengikuti garis panduan penulisan dan format e-mel profesional terbaik.
E-mel lebih cepat dan mudah, tetapi beberapa mesej e-mel tidak pernah dibuka dan, bergantung kepada siapa anda menulis dan mengapa anda menulis, anda mungkin diminta untuk menghantar surat yang ditaip dan ditandatangani atau bahkan memuat naiknya dalam talian.
Jenis mesej yang anda pilih bergantung pada siapa anda berkomunikasi, dan tujuan surat-menyurat anda.
Garis Panduan Penulisan Surat dan E-mel Profesional
Semua surat yang ditulis dengan baik merangkumi beberapa bahagian. Maklumat yang anda sertakan di setiap bahagian dan format keseluruhan bergantung pada apakah anda mengirim surat yang diketik atau pesan e-mel.
Anda mesti mengetahui bahagian-bahagian yang berlainan dalam satu surat dan apa yang harus disenaraikan dalam setiap huruf. Anda juga perlu mengetahui cara menangani dan menandatangani komunikasi yang ditaip dan e-mel. Bahagian-bahagian yang berbeza dari surat adalah seperti berikut:
- Maklumat perhubungan
- Salam (Salam)
- Badan Surat
- Penutup
- Tandatangan
Maklumat perhubungan
Cara anda memasukkan maklumat hubungan anda akan berbeza berdasarkan cara anda menghantar surat anda. Dalam mesej e-mel, maklumat hubungan anda akan berada di akhir mesej, sedangkan dalam surat bertulis, maklumat hubungan anda berada di bahagian atas halaman. Inilah yang perlu disertakan di bahagian maklumat hubungan anda, serta contoh untuk surat dan e-mel yang ditaip.
Memberi salam
Salam adalah bahagian ucapan dari surat anda dengan tulisan seperti "Dear Mr. Peterson," atau "Kepada Siapa Yang Boleh Diperhatikan." Berikut adalah senarai contoh salam surat yang berfungsi dengan baik untuk surat-menyurat profesional.
Badan Surat
Bahagian surat anda akan merangkumi beberapa perenggan. Perenggan pertama harus merangkumi pengenalan dan penjelasan ringkas mengenai alasan anda menulis. Perenggan kedua (dan mana-mana perenggan berikut) harus menjelaskan alasan penulisan anda dengan lebih lanjut. Perenggan terakhir harus meminta tindakan daripada pembaca, jika anda meminta sesuatu, atau menyatakan bagaimana anda akan menindaklanjuti. Pastikan tujuan surat anda jelas. Pembaca perlu mengetahui apa yang anda minta dan bagaimana mereka dapat membantu anda. Atau, jika anda menawarkan perkhidmatan atau bantuan, pastikan jelas apa yang dapat anda berikan.
Penutup
Surat ditutup dengan istilah seperti "Salam" atau "Hormat" diikuti dengan koma, maka tanda tangan anda jika anda mengirim surat yang diketik. Sekiranya anda menghantar mesej e-mel, cukup ketikkan nama anda selepas penutupan.
Tandatangan
Sentuhan akhir surat anda adalah tanda tangan anda, yang, dalam mesej e-mel, akan memasukkan maklumat hubungan anda.
Cara Menangani Surat
Penting untuk menangani individu yang anda tulis secara rasmi kecuali anda mengenali mereka dengan baik.
Memformat Surat Menyurat Anda
Setelah anda mempunyai semua maklumat yang perlu anda sertakan dalam mesej anda, tinjau format standard yang akan digunakan untuk surat dan mesej e-mel.
Garis Panduan Penulisan Surat
Langkah seterusnya adalah memoles surat anda. Harus ada banyak ruang antara perenggan dan bahagian atas dan bawah halaman. Anda juga ingin memilih gaya dan saiz fon yang boleh dibaca, profesional. Apa yang anda katakan bergantung pada alasan anda menulis, jadi pastikan anda menyesuaikan surat anda agar sesuai dengan situasi peribadi dan profesional anda.
Contoh dan Templat
Menggunakan templat adalah cara terbaik untuk memulakan surat atau mesej e-mel anda sendiri kerana anda memulakan dengan format asas yang ada. Cukup isi maklumat anda di bahagian surat yang sesuai.
Melihat contoh juga berguna, kerana anda akan mendapat idea tentang apa yang hendak disampaikan dalam surat-menyurat anda sendiri.
Pemeriksaan Proof dan Ejaan
Akhirnya, sebelum anda mencetak atau memuat naik surat anda atau menghantar mesej e-mel anda, pemeriksaan ejaan, pemeriksaan tatabahasa, dan pembacaannya.
Petua untuk memastikan tidak ada kesalahan adalah membacanya dengan kuat. Anda mungkin menyedari kesalahan yang anda terlepas dengan membaca sahaja.
