Skop, Risiko, dan Andaian dalam Pengurusan Projek
Kandungan
Bidang pengurusan projek, seperti bidang kepakaran lain, mempunyai kosa kata unik yang dipenuhi dengan akronim dan istilah khusus. Tiga syarat dan konsep penting yang mesti anda masukkan:
- Skop
- Risiko
- Andaian
Ini adalah garis besar dari tiga syarat pengurusan projek penting ini dan merangkumi pautan dan cadangan untuk pembacaan tambahan.
Skop
Dalam pengurusan projek, skop adalah sekumpulan batas yang menentukan sejauh mana projek. Skop ini menerangkan apa yang akan disampaikan kepada pelanggan sebagai hasil inisiatif projek.
Memahami skop membolehkan pengurus projek dan pasukan projek memahami apa yang ada di dalam atau di luar batasan projek. Sekiranya sesuatu "tidak dalam ruang lingkup", ia tidak diambil kira dalam perancangan projek. Kegiatan yang berada dalam batas pernyataan skop dianggap "dalam skop" dan dicatat dalam jadual dan anggaran. Sekiranya suatu aktiviti berada di luar batas, ia dianggap "di luar ruang lingkup" dan tidak dirancang untuk.
Sama ada anda seorang pengurus projek atau sebahagian daripada pasukan projek, anda pasti ingin mempertimbangkan apakah ada sesuatu yang dalam ruang lingkup atau di luar ruang lingkup semasa anda maju. Sebagai contoh, bayangkan bahawa pelanggan telah meminta anda membina laman web. Semasa anda menggariskan skop (atau menetapkan sempadan) projek, anda menunjukkan item berikut sebagai dalam skop:
- Reka bentuk laman web dan gambarajah rangka kawat
- Pembentukan tempat tidur ujian
- Pengekodan ke bingkai kawat yang diluluskan
- Pembangunan grafik untuk tema laman web
- Menguji dan menyahpepijat sebelum membuat laman web menjadi umum
Semasa menjalankan projek, pelanggan meminta anda memasukkan gambaran keseluruhan syarikat. Video tersebut tidak dinyatakan dalam skop projek dan oleh itu berada di luar ruang lingkup. Walaupun anda mungkin senang membuat video dengan bayaran tambahan, ini memerlukan penyemakan skop dan anggaran dan anggaran masa untuk projek tersebut.
Sekiranya tidak ada dokumen skop yang jelas dan disepakati, isu video tersebut mungkin menjadi perbalahan antara pasukan anda dan wakil pelanggan. Pernyataan skop yang jelas membolehkan anda meredakan keadaan dan menangani perubahan dengan teratur.
Oleh itu, bagaimana anda menentukan apa yang berada di dalam atau di luar ruang lingkup? Anda pertama kali ingin menggariskan semua butiran projek yang anda ketahui berdasarkan perbincangan dengan pelanggan atau pemilik projek. Kemudian anda ingin membuat andaian utama yang akan mendorong apa yang dipertimbangkan dalam atau di luar ruang lingkup.
Andaian
Pada suatu ketika dalam hidup anda, anda mungkin pernah diberitahu, "Jangan pernah membuat andaian." Walau bagaimanapun, membuat andaian dalam pengurusan projek adalah aktiviti seharian. Andaian menolong anda menentukan ruang lingkup dan risiko serta menyesuaikan anggaran anda untuk masa dan kos. Sudah tentu, adalah mustahak untuk mendokumentasikan dan mengesahkan andaian anda.
Pertimbangkan sesuatu yang mudah, seperti membuat buku. Katakan rakan anda mempunyai idea untuk buku meja kopi dan telah meminta anda menguruskan projek tersebut. Permintaan pertamanya adalah untuk anggaran supaya dia dapat memperoleh pembiayaan. Semasa anda menentukan skop, jelas bahawa rakan anda tidak pasti mengenai banyak perincian, termasuk jumlah halaman, penyertaan gambar, gaya sampul dan berat kertas yang akan digunakan untuk halaman.
Oleh kerana semua faktor ini akan mempengaruhi kos dan kerumitan pengeluaran, anda harus membuat andaian mengenai spesifikasi dan mengesahkan andaian tersebut sebagai diterima atau tidak dapat diterima oleh rakan anda. Selepas perbincangan lebih lanjut, rakan anda memberitahu anda bahawa dia merancang untuk memasukkan 50 foto dalam buku tersebut. Anda boleh mendasarkan andaian anda pada 50 gambar atau, dengan jangkaan bahawa jumlah ini akan bertambah dari masa ke masa, anda boleh membuat andaian bahawa terdapat antara 75-90 halaman dengan gambar.
Anda juga dapat melihat bagaimana andaian mempengaruhi jadual secara langsung. Contohnya, bayangkan anda mengetuai projek di taman yang melibatkan pembinaan swing swing. Semasa menyiapkan projek anda, anda diberi anggaran dan anggota pasukan yang ditugaskan, salah satunya bertugas sebagai bahan. Semasa anda membuat jadual, anda bertanya kepada orang yang bertanggungjawab mengenai bahan kapan simen itu akan tiba. Orang ini menjawab bahawa dia tidak pasti bila simen itu akan tiba tetapi dia percaya ia akan berlaku antara 1 Jun dan 10 Jun. Semasa anda membina skop dan jadual anda, anda membuat andaian bahawa simen itu akan tiba selewat-lewatnya pada 10 Jun. Ini contoh menunjukkan dua faedah membuat andaian.
Manfaat pertama ialah anggapan menerima simen selewat-lewatnya pada 10 Jun membolehkan anda merancang aktiviti yang bergantung pada semen yang tiba. Manfaat kedua ialah memberi tarikh akhir kepada orang yang bertanggung jawab atas bahan untuk menyerahkan simen, yang kemudian dia dapat menyampaikannya kepada pembekalnya. Ia secara tidak sengaja telah menetapkan tarikh akhir utama untuk projek ini terus maju.
Membuat andaian membuat penanda aras yang sering dikaji semula semasa projek untuk membantu pasukan projek dalam jangkauan, tepat waktu, dan sesuai dengan anggaran. Tetapi apa yang berlaku apabila andaian salah? Di sinilah risiko berlaku.
Risiko
Setelah anda membina skop anda dan mengenal pasti andaian yang berada di belakang skop dan anggaran, anda pasti ingin mula menilai bidang risiko. Risiko adalah sama dalam pengurusan projek seperti di dunia nyata; bahaya atau peluang yang boleh menyebabkan kerosakan.
Semua projek mengandungi risiko, dan jika anda adalah pengurus projek atau pemilik projek, bukan hanya tanggungjawab anda untuk menjangkakan risiko, tetapi juga tugas anda untuk menyampaikan potensi kesan risiko tersebut kepada pasukan projek dan bersiap untuk mengurangkan risiko.
Risiko datang dalam pelbagai tahap. Kadang-kadang risiko bererti projek akan berjalan sedikit berbeza atau mengambil sedikit masa yang tidak dijangka. Walau bagaimanapun, dalam beberapa kes, risiko boleh membawa kepada bencana yang menjadikan projek anda tidak terkira.
Mari kita gunakan senario taman permainan dari contoh simen di atas. Salah satu risikonya adalah bahawa simen tidak sampai pada tarikh yang disangka pada 10 Jun. Apakah kesan berpotensi dari risiko ini? Semua aktiviti pengganti yang berlaku setelah simen dicurahkan ditangguhkan kerana masalah ini.
Risiko juga positif. Pertimbangkan kesan kepada projek sekiranya simen muncul lebih awal daripada yang dijangkakan. Walaupun ini kelihatan seperti hasil yang positif, ia tetap menimbulkan masalah untuk masa dan urutan semua langkah lain dalam projek ini.
Pengurus projek bekerjasama dengan pasukan projek mereka untuk menyusun idea dan mengenal pasti risiko yang berpotensi. Mereka mengambil proses selangkah lebih jauh dan melihat potensi keparahan risiko dan kemungkinan kejadiannya. Selanjutnya, mereka mengenal pasti individu yang paling sesuai untuk mengenal pasti bila risiko itu berlaku, dan mereka mengembangkan rancangan pengurangan risiko yang dipersetujui.
Banyak syarikat mempunyai templat risiko terperinci yang mereka kembangkan dari masa ke masa dan dari pengalaman dengan projek lain. Beberapa industri telah mengumpulkan profil risiko yang digunakan sebagai titik awal untuk analisis risiko. Banyak industri mempraktikkan analisis statistik yang sangat terperinci untuk perancangan risiko juga.
