Rancang Projek dengan Alat Asas Pengurusan Projek
Kandungan
- Luangkan Masa untuk Mentakrifkan dan Merancang Projek Anda
- Mencari Inisiatif Pesta Percutian Syarikat
- Pecahkan Skop Ke Blok Kerja Yang Tidak Betul
- Membuat Rancangan Projek dari Pecahan Kerja
- Biarkan Kerja Bermula
- Garisan bawah
Dunia pekerjaan kita semakin banyak dunia projek. Projek adalah bagaimana kita mengembangkan produk baru, melaksanakan inisiatif strategik, dan melakukan semua yang baru dalam organisasi.
Secara definisi, projek adalah inisiatif sementara dan unik, berbeza dengan aktiviti operasi biasa. Walaupun banyak syarikat bergantung pada pengurus projek yang terlatih dan bersertifikat untuk memimpin inisiatif mereka, kemahiran projek semakin diperlukan untuk semua profesional. Artikel ini menawarkan pengenalan untuk merancang projek bagi setiap profesional yang berminat untuk menerapkan amalan yang berfungsi dengan baik untuk pengurus projek profesional.
Luangkan Masa untuk Mentakrifkan dan Merancang Projek Anda
Pengurus projek memahami bahawa sebahagian besar dari keseluruhan jangka masa projek dihabiskan dalam merancang. Sebilangan besar daripada kita cenderung untuk memulakan kerja, yang mana dalam dunia projek serupa dengan melangkau membaca arahan mengenai perabot baru yang anda beli dari salah satu peruncit "pasang sendiri". Kemungkinannya, tergesa-gesa melakukan kerja tanpa membaca arahan akan menimbulkan masalah serius pada suatu ketika dalam usaha anda.
Daripada terus bergerak ke dalam pekerjaan, adalah penting untuk menyelesaikan beberapa masalah kritikal:
- Apa sebenarnya yang anda buat? Bersikap spesifik mungkin.
- Bilakah mesti dilengkapkan?
- Sumber apa (orang, peralatan, dan anggaran) yang anda miliki untuk menyelesaikan projek ini?
Tiga perkara di atas adalah komponen asas pernyataan skop. Setiap pengurus projek berusaha untuk menjelaskan skop sebelum memulakan kerja.
Mencari Inisiatif Pesta Percutian Syarikat
Contoh pernyataan skop untuk pesta percutian syarikat mungkin dibaca seperti berikut:
Matlamat kami adalah untuk merancang dan mengadakan pesta percutian syarikat untuk 100 pekerja dan mereka yang lain sebelum akhir Disember, dengan kos tidak melebihi $ 10,000. Perancangan dan koordinasi kami akan terdiri daripada 4 ahli jawatankuasa dengan pengawasan oleh CEO. Pesta ini akan merangkumi bar terbuka, makanan bersalut, pencuci mulut dan hiburan.Hanya meluangkan masa untuk membuat pernyataan yang ringkas tetapi penting itu memberikan panduan yang kuat untuk pasukan yang terlibat dalam projek ini. Semua orang memahami sifat projek, jangka masa, sumber daya dan anggaran.
Pecahkan Skop Ke Blok Kerja Yang Tidak Betul
Pengurus Projek membuat sesuatu yang disebut struktur pemecahan kerja untuk menerangkan dengan jelas, tindakan yang dapat dilaksanakan, semua kerja projek yang mesti diselesaikan oleh seseorang dalam jangka masa tertentu. Dalam keadaan anda, pecahan kerja mungkin merangkumi:
- Kenal pasti lokasi.
- Sahkan ketersediaan bilik dan kunci dengan deposit.
- Pilih pilihan makanan.
- Sahkan bar dan apa yang termasuk bar.
- Kenal pasti pilihan pencuci mulut.
- Buat dan sebarkan jemputan dengan pilihan makanan.
- Selesaikan pilihan makanan berdasarkan undangan yang dikembalikan.
- Tentukan jenis hiburan.
- Tinjau pilihan untuk hiburan dan pilih.
- Sahkan susunan ruang makan.
- Beli hadiah meja untuk tetamu.
- Menyelaras dan menyampaikan acara.
Pengurus projek akan mengembangkan pemecahan kerja projek ini tanpa mempertimbangkan sumber atau masa, tetapi lebih banyak dalam format sumbang saran. Setelah semua pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai skop projek telah dikenalpasti, sudah tiba masanya untuk menyusunnya dengan baik, memberikan tanggungjawab dan meminta anggaran masa dan kos dari ahli pasukan anda.
Membuat Rancangan Projek dari Pecahan Kerja
Setelah menyelesaikan pecahan kerja mudah yang dikenal pasti di halaman sebelumnya, anda mesti sekarang:
- Sahkan bahawa semua item utama untuk mencapai skop projek telah dikenal pasti.
- Sahkan siapa yang akan mengendalikan item kerja apa dan buat matriks tanggungjawab yang menggariskan tugas kerja utama pihak yang bertanggungjawab.
- Minta agar setiap ahli pasukan menyemak tugas mereka, mengenal pasti anggaran masa dan kos, mencatat tarikh akhir, meringkaskan keperluan sumber dan memastikan bahawa mereka telah menilai secara menyeluruh pekerjaan yang mesti mereka pertanggungjawabkan.
Setelah langkah-langkah di atas selesai, pasukan projek harus bekerjasama untuk menyusun peristiwa dalam urutan yang tepat, dengan memperhatikan adanya konflik untuk sumber atau kemungkinan cabaran penjadualan. Pengurus projek akan menyelesaikan langkah ini dengan mengembangkan rajah rangkaian, mengira jalan kritikal dan kemudian menjadualkan sumber daya, selalunya dengan bantuan perisian komputer.
Untuk projek yang lebih kecil anda menggunakan kaedah tidak formal, pendekatan jenis nota post-it yang sederhana untuk meletakkan item mengikut urutan mungkin adalah semua yang diperlukan. Proses ini akan membolehkan anda mengembangkan gambaran lengkap mengenai langkah-langkah yang terlibat dan tarikh akhir untuk merancang dan mengadakan pesta percutian yang hebat!
Biarkan Kerja Bermula
Setelah anda meluangkan masa untuk melengkapkan projek dengan betul, mengenal pasti tugas-tugas utama, menyusun tugas dan menilai keperluan masa dan sumber daya, anda bersedia untuk meletakkan pasukan ini untuk melaksanakan tanggungjawab yang diberikan. Peranan anda sebagai pengurus projek tidak rasmi adalah untuk memantau kerja, menyokong ahli pasukan dan membantu mengenal pasti dan menyelesaikan cabaran semasa mereka berlaku. Pengurus projek yang baik bertemu secara berkala dengan ahli pasukan untuk menilai kemajuan dan mengenal pasti serta menavigasi risiko yang muncul.
Garisan bawah
Pendekatan yang sama seperti yang dinyatakan di atas dapat diterapkan pada situasi projek di jabatan atau unit perniagaan anda. Kembangkan ruang lingkup yang jelas, kenal pasti kerja, berikan sumber, kembangkan anggaran dan jadual, dan kemudian pantau dan kendalikan kerja. Amalan anda akan dikenali dan dihargai oleh pengurus projek profesional di tempat kerja anda, dan hasil anda akan jauh lebih baik daripada sekadar melompat ke pekerjaan tanpa memikirkannya.
