Menggunakan Tonggak dalam Pengurusan Projek
Kandungan
- Bilakah Menggunakan Tonggak Projek
- Betapa Kerap Menempatkan Tonggak dalam Rancangan Anda
- Bagaimana Tonggak Diwakili di Carta Gantt Anda
- Cara Menamakan Tonggak
- Cara Dapatkan Tonggak Logam
- Menggunakan Tonggak untuk Komunikasi
Salah satu ciri utama projek adalah bahawa ia berlangsung untuk jangka waktu yang tetap. Itu boleh berlaku dari beberapa minggu hingga beberapa tahun, dan dalam beberapa kes, untuk projek pembinaan berskala besar atau kerja-kerja awam, beberapa dekad.
Untuk mengesan kemajuan di sepanjang jalan dan memastikan penyampaian kunci dicapai mengikut garis masa, pengurus projek menggunakan tonggak.
Tonggak projek adalah tugas dengan jangka masa sifar yang menandakan pencapaian dalam projek. Mereka digunakan sebagai cara untuk menunjukkan pergerakan dan kemajuan ke depan dan menunjukkan kepada orang-orang apa yang sedang berlaku, walaupun mereka tidak mempunyai pengetahuan terperinci mengenai tugas-tugas yang diperlukan untuk sampai ke sana. Sehubungan itu, mereka sangat berguna untuk komunikasi pihak berkepentingan dan menetapkan harapan.
Bilakah Menggunakan Tonggak Projek
Tonggak dalam pengurusan projek digunakan untuk menandakan:
- Permulaan fasa kerja yang ketara
- Akhir fasa kerja yang ketara
- Tarikh akhir
- Apabila keputusan penting sedang dibuat
- Titik tetap lain yang perlu disebut secara khusus
Betapa Kerap Menempatkan Tonggak dalam Rancangan Anda
Kursus latihan mungkin mengesyorkan meletakkan tonggak dalam rancangan anda kira-kira sebulan sekali. Ini bagus dan praktik yang baik, tetapi anda perlu menggunakan pertimbangan profesional anda. Beberapa bulan mungkin mempunyai banyak aktiviti dengan pertemuan penting ditandai sebagai tonggak, keputusan diambil dan penutupan satu fasa dan permulaan fasa lain.
Pada bulan-bulan lain, anda mungkin fokus pada pelaksanaan, dengan sedikit, jika ada, anda boleh menggantungkan pencapaian.
Untuk tujuan pelaporan, adalah berguna untuk membuat alasan untuk memiliki tonggak pencapaian sekurang-kurangnya sekali dalam setiap kitaran pelaporan.
Bagaimana Tonggak Diwakili di Carta Gantt Anda
Tonggak pencapaian adalah salah satu komponen carta Gantt dan ditunjukkan pada carta sebagai berlian. Mereka tidak ditunjukkan sebagai tugas biasa kerana mereka mempunyai tempoh sifar: dengan kata lain, mereka tidak mengambil masa. Untuk tujuan merancang pada carta Gantt, semuanya berlaku.
Sekiranya anda tidak menggunakan carta Gantt, anda masih boleh menggunakan tonggak. Berikut adalah 5 alternatif untuk carta Gantt: anda masih boleh memasukkan tonggak ke dalam rancangan anda menggunakan ini.
Sekiranya anda ingin terus tersusun dan perisian pengurusan projek anda tidak digabungkan sepenuhnya ke dalam kalendar anda, anda boleh menyalin dan menempelkan tarikh-tarikh penting ke dalam buku harian anda. Bergantung pada cara anda suka bekerja, ini dapat mengingatkan anda tentang apa yang akan berlaku.
Cara Menamakan Tonggak
Tonggak harus mempunyai keterangan yang jelas mengenai jadual projek anda, tetapi bukan yang menunjukkan bahawa itu adalah tugas. Oleh itu, mereka tidak boleh dipanggil 'Dapatkan persetujuan untuk memasuki Fasa 2' tetapi 'Fasa 2 bermula'. Sekiranya anda ingin mencerminkan usaha mendapatkan persetujuan untuk beralih ke Tahap 2, maka tambahkan tugas tepat sebelum tonggak untuk menutupnya.
Tonggak perlu menerangkan titik masa yang mereka wakili seperti ini:
- Fasa ujian selesai
- PID diluluskan
- Kontrak ditandatangani
Banyak pengurus projek memilih untuk menghitung pencapaian mereka untuk kemudahan rujukan juga. Sekiranya anda menggunakan struktur pecahan kerja, anda boleh menggunakan penomboran dari itu. Jika tidak, anda boleh menggunakan M1, M2 dan sebagainya untuk menjelaskan perkara yang anda maksudkan. Struktur penamaan yang jelas menjadi lebih penting apabila bilangan tonggak meningkat, jadi fikirkan bagaimana anda akan melakukan ini jika projek anda berjalan selama beberapa bulan.
Cara Dapatkan Tonggak Logam
Tonggak pencapaian menjadi sebahagian daripada jadual projek anda, jadi apabila jadual anda dibuat berdasarkan asas, anda harus mempertimbangkan tonggak pencapaian anda.
Sekiranya anda perlu mengubah tarikh pencapaian anda, anda harus menggunakan prosedur kawalan perubahan standard anda untuk membuat penyesuaian pada rancangan anda. Ini semudah berbual dengan penaja projek anda dan memberi tahu mereka mengapa tarikh perlu diubah, atau formal seperti menyusun jadual baru yang disarankan dan membawanya ke jawatankuasa perancang untuk disahkan.
Adalah lebih baik untuk mengetahui bagaimana proses penandaan tonggak anda, jika ada, sebelum menggunakannya, supaya anda tidak membuang masa ketika anda perlu membuat perubahan.
Menggunakan Tonggak untuk Komunikasi
Tonggak berguna untuk komunikasi dan pelaporan kerana mewakili titik kawalan minimum dalam rancangan. Dengan kata lain, jika anda melakukan semua tugas lain, anda masih dapat melihat apa yang sedang berlaku dan membuat projek terus berjalan dengan hanya menggunakan tonggak pencapaian.
Anda seharusnya dapat mencatat pencapaian dan meletakkannya di papan pemuka atau laporan projek. Mereka harus menceritakan kisah projek dengan cukup terperinci untuk memuaskan orang yang anda laporkan, biasanya penaja projek anda atau kumpulan eksekutif lain seperti kumpulan pemacu (atau dewan projek). Setiap bulan, atau pada frekuensi pelaporan yang anda gunakan, anda dapat menunjukkan pencapaian yang telah dicapai.
Melaporkan pencapaian adalah cukup mudah dan sering dilakukan sebagai jadual. Anda menyenaraikan perihal pencapaian, tarikh jatuh tempo dan kemudian tarikh ramalan baru. Apabila kejayaan dicapai dan dapat ditandakan sebagai lengkap, anda juga akan menambah tarikh tersebut. Mudah-mudahan, ia akan sama dengan tarikh yang diramalkan, tetapi projek tidak selalu berjalan seperti itu.
Jadual seperti ini menjadikannya jelas mengenai apa yang telah diselesaikan dan apa yang luar biasa. Anda akan dapat merencanakan jawapan untuk pertanyaan, "Mengapa kita tidak mencapai kejayaan itu?" sebelum anda pergi dan berjumpa dengan penaja anda atau menghantar laporan.
Apabila rancangan projek anda sangat panjang, dan anda mempunyai banyak tonggak, anda akan lebih mudah melepaskan tonggak yang telah diselesaikan pada setiap kitaran pelaporan. Hanya laporkan tonggak yang akan datang atau diselesaikan pada bulan itu: bulan depan keluarkan apa sahaja yang diselesaikan bulan lalu, jadi anda tidak akan terus menambah panjang laporan dengan memberitahu orang tentang kerja yang mereka tahu sudah selesai.
Tonggak pencapaian adalah alat pengurusan projek yang sangat berguna untuk merancang, menjadualkan, dan melaporkan dan mudah digunakan. Masukkan beberapa perkara dalam rancangan projek anda yang seterusnya, ikuti perkembangannya dan anda akan dapat mengetahui frekuensi mana yang paling sesuai untuk anda.
Seperti halnya dalam pengurusan projek, gunakannya secara fleksibel untuk memberikan hasil yang anda inginkan, menggunakan petua dan garis panduan ini untuk memberitahu keputusan anda sendiri.
