10 Langkah Kritikal untuk Dimasukkan dalam Rancangan Projek

Kandungan

• Matlamat Projek
• Skop projek
• Tonggak Pencapaian dan Pencapaian Utama
• Struktur Pecahan Kerja
• Belanjawan
• Rancangan Sumber Manusia
• Pelan Pengurusan Risiko
• Rancangan Komunikasi
• Pelan Pengurusan Pihak Berkepentingan
• Rancangan Pengurusan Perubahan

Rancangan projek adalah kemuncak perancangan teliti oleh pengurus projek. Ini adalah dokumen induk yang memandu bagaimana projek akan berjalan, sesuai dengan niat pengurus untuk setiap aspek utama projek. Walaupun rancangan projek berbeza dari satu syarikat ke syarikat lain, ada sepuluh elemen penting atau langkah-langkah yang harus disertakan dalam rancangan projek yang berkesan untuk mengelakkan kekeliruan dan penambahbaikan paksa semasa fasa pelaksanaan projek.

Matlamat Projek

Matlamat projek ditentukan dalam piagam projek, tetapi mereka harus dimasukkan dalam rencana proyek juga untuk menjelaskan lebih lanjut tujuan projek atau memasukkan piagam sebagai lampiran. Tidak kira bagaimana pengurus projek memilih untuk memasukkan matlamat ke dalam rancangan projek, yang penting adalah menjaga hubungan yang jelas antara piagam projek — dokumen utama pertama projek — dan dokumen kunci kedua projek, rancangan projeknya.

Skop projek

Seperti tujuan projek, ruang lingkup ditentukan dalam piagam dan harus diperhalusi lebih lanjut dalam rancangan projek oleh pengurus projek. Dengan menentukan skop, pengurus projek dapat mula menunjukkan bagaimana matlamat projek atau produk siap pada akhirnya. Sekiranya skop tidak ditentukan, skop ini dapat diperluas sepanjang projek dan membawa kepada kenaikan kos dan tarikh akhir yang terlewat.

Sebagai contoh, jika anda mengetuai pasukan pemasaran untuk membuat brosur untuk barisan produk syarikat, anda harus menunjukkan jumlah halaman dan memberikan contoh bagaimana rupa produk siap.

Bagi beberapa ahli pasukan, brosur mungkin bermaksud dua halaman, sementara yang lain mungkin menganggap sepuluh halaman mencukupi. Mendefinisikan skop dapat membuat seluruh pasukan berada di halaman yang sama pada permulaannya.

Tonggak Pencapaian dan Pencapaian Utama

Pencapaian utama untuk projek dipanggil tonggak dan produk kerja utama disebut penyampaian utama. Kedua-duanya mewakili komponen besar kerja pada sesuatu projek. Rancangan projek harus mengenal pasti item-item ini, menentukannya, dan menetapkan tarikh akhir penyelesaiannya.

Sekiranya organisasi menjalankan projek untuk mengembangkan perisian baru, penyampaian utama dapat menjadi senarai akhir keperluan perniagaan dan bagaimana menerapkannya.

Mengikuti itu, projek ini dapat memiliki tonggak untuk penyelesaian reka bentuk, pengujian sistem, ujian penerimaan pengguna, dan tarikh pelancaran perisian. Tonggak ini mempunyai produk kerja yang berkaitan dengannya, tetapi lebih banyak mengenai proses daripada produk itu sendiri.

Tonggak sejarah dan tarikh akhir utama tidak semestinya tarikh yang tepat, tetapi semakin tepat, semakin baik. Tarikh tepat membantu pengurus projek memecah struktur kerja dengan lebih tepat.

Pada tahap rancangan ini, anda akan membuat tonggak sehingga anda dapat menerima hasil pesanan besar atau tinggi dan memecahnya menjadi penyampai kecil, yang dapat digariskan pada langkah berikutnya.

Struktur Pecahan Kerja

Struktur pemecahan kerja (WBS) menguraikan pencapaian dan pencapaian utama dalam projek menjadi beberapa bahagian yang lebih kecil sehingga satu orang dapat ditugaskan untuk setiap aspek. Dalam mengembangkan struktur pemecahan kerja, pengurus projek mempertimbangkan banyak faktor seperti kekuatan dan kelemahan anggota pasukan projek, saling bergantung antara tugas, sumber daya yang ada, dan keseluruhan tarikh akhir projek.

Pengurus projek akhirnya bertanggungjawab untuk kejayaan projek itu, tetapi mereka tidak dapat melakukan kerja sendiri. WBS adalah alat yang digunakan pengurus projek untuk memastikan kebertanggungjawaban terhadap projek kerana memberitahu penaja projek, ahli pasukan projek, dan pihak berkepentingan yang bertanggung jawab atas apa. Sekiranya pengurus projek berkenaan dengan sesuatu tugas, mereka tahu dengan tepat siapa yang harus ditemuinya mengenai masalah itu.

Belanjawan

Anggaran projek menunjukkan berapa banyak wang yang diperuntukkan untuk menyelesaikan projek tersebut. Pengurus projek bertanggungjawab untuk menyebarkan sumber-sumber ini dengan tepat. Untuk projek yang mempunyai vendor, pengurus projek memastikan penyampaian diselesaikan mengikut terma kontrak, dengan memberi perhatian khusus kepada kualiti. Beberapa belanjawan projek menghubungkan ke rancangan sumber manusia.

Penting untuk menentukan kos untuk setiap tonggak dan dapat dicapai dengan melihat berapa banyak masa yang diperlukan, dan kos tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Kos projek berkaitan dengan berapa lama masa projek itu, yang kembali ke ruang lingkup projek. Ruang lingkup, tonggak, tugas, dan anggaran harus selaras dan realistik.

Rancangan Sumber Manusia

Pelan sumber manusia menunjukkan bagaimana projek itu akan dikendalikan. Kadang-kadang dikenali sebagai rancangan kepegawaian, rancangan SDM menentukan siapa yang akan berada dalam pasukan projek dan berapa banyak komitmen masa yang diharapkan oleh setiap orang. Dalam mengembangkan rancangan ini, pengurus projek berunding dengan ahli pasukan dan penyelia mereka mengenai berapa banyak masa yang dapat dicurahkan oleh setiap ahli pasukan untuk projek tersebut. Sekiranya kakitangan tambahan diperlukan untuk berunding mengenai projek tersebut tetapi merupakan sebahagian daripada pasukan projek, itu juga didokumentasikan dalam rancangan kepegawaian. Sekali lagi, penyelia yang sesuai diminta.

Pelan Pengurusan Risiko

Banyak perkara boleh salah dalam projek. Walaupun menjangkakan setiap kemungkinan bencana atau cegukan kecil memang mencabar, banyak perangkap dapat diramalkan. Dalam rancangan pengurusan risiko, pengurus projek mengenal pasti risiko terhadap projek tersebut, kemungkinan senario tersebut akan terjadi, dan strategi untuk mengurangkannya. Untuk merumuskan rancangan ini, pengurus proyek meminta masukan dari penaja projek, pasukan proyek, pihak berkepentingan, dan pakar dalaman.

Strategi mitigasi disusun untuk risiko yang mungkin terjadi atau mempunyai biaya tinggi yang berkaitan dengannya. Risiko yang tidak mungkin berlaku dan yang mempunyai kos rendah dicatat dalam rancangan, walaupun tidak mempunyai strategi pengurangan.

Rancangan Komunikasi

Rancangan komunikasi menggariskan bagaimana projek akan disampaikan kepada pelbagai khalayak. Sama seperti struktur pemecahan kerja, rancangan komunikasi memberikan tanggungjawab untuk menyelesaikan setiap komponen kepada ahli pasukan projek.

Dalam langkah ini, penting untuk menggariskan bagaimana masalah akan disampaikan dan diselesaikan dalam pasukan dan seberapa sering komunikasi akan dilakukan kepada pasukan dan pihak berkepentingan atau bos. Setiap mesej mempunyai khalayak yang dituju. Rancangan komunikasi membantu pengurus projek memastikan maklumat yang tepat sampai kepada orang yang tepat pada masa yang tepat.

Pelan Pengurusan Pihak Berkepentingan

Rancangan pengurusan pemegang kepentingan mengenal pasti bagaimana pihak berkepentingan akan digunakan dalam projek tersebut. Kadang kala pihak berkepentingan hanya perlu menerima maklumat. Itu dapat dijaga dalam rancangan komunikasi. Sekiranya lebih banyak diperlukan dari pihak berkepentingan, rancangan pengurusan pemangku kepentingan menggariskan bagaimana ia akan diperoleh.

Rancangan Pengurusan Perubahan

Rancangan pengurusan perubahan meletakkan kerangka untuk membuat perubahan pada projek. Walaupun pengurus projek cenderung untuk mengelakkan perubahan pada projek, kadangkala mereka tidak dapat dielakkan. Rancangan pengurusan perubahan menyediakan protokol dan proses untuk membuat perubahan. Sangat penting untuk kebertanggungjawaban dan ketelusan bahawa penaja projek, pengurus projek, dan ahli pasukan projek mengikuti rancangan pengurusan perubahan.